Adquirir productos y/o servicios para las operaciones del Instituto Tecnológico de Nuevo León y observar que dichas adquisiciones cumplan con los requisitos especificados por el departamento solicitante.

2.1 Aplica a todos los procesos, productos y servicios suministrados externamente para que sean conforme a los requisitos cuando éstos están destinados a incorporarse dentro de los propios productos y/o servicios del Instituto Tecnológico de Nuevo León.

3.1 Apartado 8.4.1 del Sistema de Gestión de Calidad SGC-4400-44 Rev 2.

3.2 Proceso de Administración SGC-4400-80 Rev. 1.

3.3 Ley de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público-Reformada.

3.4 MAAGM de Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios del Sector Público y sus reformas.

3.5 Pobalines TecNM ver 3.4.

4.1 El departamento solicitante hará un análisis de sus necesidades, si como resultado del análisis se determina realizar una compra, el proceso de adquisición de bienes y/o servicios debe seguir este procedimiento.

4.1.1 El departamento solicitante captura en la plataforma SISAD la requisición con la información requerida.

En el caso de que la plataforma no esté disponible, se utilizará el formato REQUISICIÓN DE BIENES Y SERVICIOS (REG-8410-03 del SGC), de acuerdo al instructivo de llenado.

4.1.2 Una vez enviada la requisición en la plataforma SISAD deberá ser validada de acuerdo al siguiente orden:

• Jefatura del departamento de Planeación, Programación y Presupestación.

• Subdirección a cargo del departamento solicitante.

• Director de Instituto Tecnológico de Nuevo León.

4.1.3 Cuando la requisición sea validada deberá de imprimirse un original. Posteriormente éste deberá llevarse al área de Dirección (secretaria) para que le sean colocados los códigos QR que contienen las tres firmas digitales de las autoridades mencionadas en el punto 4.1.2., se deberá de sacar 3 copias al original firmado digitalmente.

Con el original y las 3 copias dirigirse al departamento de Planeación, Programación y Presupuestación; entregar una copia y recabar sello de recibido en el original y las dos copias restantes.

4.1.4 Posteriormente dirigirse al departamento de Recursos Materiales y Servicios; entregar el original (para el archivo de la oficina de Adquisiciones) y copia (para el trámite correspondiente en el departamento de Recursos Financieros). El departamento solicitante conservará una copia para su archivo.

4.2 Para el caso de compras o servicios que de acuerdo al monto y alineado a la LAASSP, los POBALINES y la normatividad vigente, será presentado al Comité de Planeación para su análisis y gestión.

4.3 La jefatura de la oficina de Adquisiciones genera el formato ORDEN DE COMPRA DEL BIEN O SERVICIO (REG-8410-05). Para compras de artículos o servicios de orden general (papelería, ferretería, toners, etc.) realizará la gestión con alguno de los proveedores evaluados y enlistados en el formato CATÁLAGO DE PROVEEDORES APROBADOS (REG-8410-04), si no se cuenta con algún proveedor debe referirse al INSTRUCTIVO PARA EL REGISTRO, EVALUACIÓN, RE-EVALUACIÓN Y SELECCIÓN DE PROVEEDORES (ITO-8410-01).

4.4 La jefatura de la oficina de Adquisiciones realiza la solicitud de cotizaciones a los proveedores registrados en el formato para CATÁLAGO PROVEEDORES APROBADOS (REG-8410-04), se encarga de verificar costos, tiempo de entrega, calidad y disposición del material y/o servicio que le hayan solicitado.

4.5 La jefatura de la oficina de Adquisiciones define los términos de entrega con el proveedor seleccionado.

4.6 La recepción formal de un bien será con base en el cumplimiento de los requisitos de compra especificados en la requisición de bienes y servicios (REG-8410-03), la orden de compra del bien o servicio (REG-8410-05), la factura del proveedor y el bien o servicio entregado.

4.7 Para el caso de adquisición de servicios, la recepción se hará en conjunto por la oficina de Servicios Generales y la oficina de Adquisiciones, previa entrega/recepción de terminación del servicio por parte del proveedor.

4.7.1 La oficina de Servicios Generales deberá evaluar anualmente a los proveedores que estén bajo contrato de servicio específico, de acuerdo a los criterios de evaluación del formato para EVALUACIÓN DE PRESTADORES DE SERVICIOS (REG-8410-07). 

4.7.2 La oficina de Adquisiciones anualmente deberá evaluar a los proveedores enlistados en el catálogo de proveedores aceptados (REG-8410-04) de acuerdo al instructivo para el registro, evaluación, re-evaluación y selección de proveedores (ITO-8410-01).

4.8 Si lo solicitado en la orden de compra (REG-8410-05) no coincide con lo entregado por el proveedor, la oficina de Adquisiciones deberá acordar con el proveedor el tiempo de entrega de lo restante o la corrección del servicio. La oficina de Adquisiciones notificará al departamento solicitante vía correo electrónico cualquier modificación que presente su requisición.

4.9 Para generar la entrega y salida del material requerido, la oficina de Adquisiciones enviará a la oficina de Almacén e Inventarios vía correo electrónico los archivos PDF y XML de la factura de la compra, así como el número consecutivo de la orden de compra (REG-8410-05) para que proceda a tramitar la NOTA DE ENTRADA – SALIDA SIMULTÁNEA DE ALMACÉN (REG-8410-06) en la plataforma SISAD, posteriormente deberá imprimir un original y recabar las siguientes firmas:

• Oficina de Almacén e Inventarios.

• Jefatura del Depto. de Recursos Materiales y Servicios.

• Jefatura del departamento solicitante.

4.9.1 Se deberá sacar 3 copias al original. El original para el archivo de la oficina de Adquisiciones, copia para el departamento solicitante, copia para el archivo oficina de Almacén e Inventarios, copia para la oficina de Tesorería. 

4.10 La jefatura del departamento de Recursos Materiales y Servicios deberá de tramitar un memorándum dirigido a la jefatura del Depto. de Recursos Financieros con visto bueno de la Subdirección de Servicios Administrativos, sobre el(los) proveedor(es) a los que se les debe de efectuar el pago por la obtención de un bien o servicio.