Definir la metodología a seguir para identificar, almacenar, proteger, recuperar, retener y disponer de las evidencias generadas del Sistema de Gestión de la Calidad del Tecnológico Nacional de México-Instituto Tecnológico de Oaxaca.

2.1 Aplica a todo personal que maneja registros emanados del Sistema de Gestión de la Calidad del Tecnológico Nacional de México-Instituto Tecnológico de Oaxaca.

2.2 Implica todo registro que forme parte del Sistema de Gestión de la Calidad del Tecnológico Nacional de México-Instituto Tecnológico de Oaxaca.

3.1 Mapa del Proceso Estratégico (SGC-4400-70).

3.2 Requisito 7.5.2 del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC-4400-29).

3.3 Requisito 7.5.3.1 del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC-4400-30).

3.4 Requisito 7.5.3.2 del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC-4400-31).

3.5 Procedimiento de Elaboración de documentos (PRO-7520-01).

3.6 Procedimiento de Control de documentos (PRO-7532-01).

3.7 Video del Usuario para Propuestas de cambio (VID-7532-01).

3.8 Video del Administrador para dar de alta Listas de Documentos (VID-7532-07).

4.1 Identificación: El/La responsable del resguardo de los registros confirma que los registros bajo su custodia se encuentran identificados en la lista maestra de control de registros (REG-7532-04) en el que además se debe establecer si el medio de control es en papel físico o electrónico. De ser necesario, el responsable del resguardo solicita a Coordinadora de Documentación, vía correo electrónico (previo a la implementación del SGC) o vía propuesta (posterior a la implementación del SGC) conforme se muestra en el Video del Usuario para Propuestas de cambio (véase VID-7532-01), incorporar aquellos que no se encuentren previstos en la lista antes mencionada.

NOTA: Se debe prestar especial cuidado en hacer cumplir aspectos legales en cuanto a condiciones de resguardo y disposición de los registros.

4.2 Incorporación de Registros: La Coordinadora de Documentación del SGC asegura la incorporación de todos los registros que emanan de la aplicación del Sistema de Gestión de la Calidad en la lista maestra de control de registros (REG-7532-04), asegurando colectar la información de disposición (ver 4.6 del presente documento) y retención (ver 4.7 del presente documento) de acuerdo a lo que los responsables del resguardo de los registros determinen necesario, conforme se muestra en el Video del Administrador para dar de alta Listas de Documentos (véase VID-7532-07).

4.3 Almacenamiento, protección y recuperación

4.3.1 El personal que debe mostrar evidencia de la conformidad del Sistema de Gestión de la Calidad mantiene a su cargo los registros asegurando su adecuado resguardo, conservación y fácil recuperación, procurando para ello, condiciones ambientales adecuadas para prevenir el daño, deterioro o pérdida de los mismos.

Los registros se deben ordenar en cualquiera de las siguientes formas:

a) Cronológico

b) Alfabético

c) Cualquier otro que asegure la fácil recuperación de los mismos.

4.3.2 Los registros deben conservarse en buen estado durante su manejo, procurando evitar tachones o enmendaduras, en caso de que tenga error y requiera corregirse, se debe realizar una propuesta de cambio conforme se muestra en el Video del Usuario para Propuestas de cambio (véase VID-7532-01).

4.4 Retención de los registros

4.4.1 En la lista maestra de control de registros (REG-7532-04), en la cual se define el tiempo de retención, dependiendo de las necesidades de cada área, y la revisión vigente, conforme se muestra en el Video del Administrador para dar de alta Listas de Documentos (véase VID-7532-07).

4.4.2 En caso de que el registro sea de acceso restringido en la lista maestra de control de registros (REG-7532-04) en el campo del responsable del resguardo, indica que puesto tiene acceso a la información contenida en el mismo, además en el campo de archivo tiene la leyenda consultar con el responsable.

4.5 Disposición de los registros: Una vez concluido el tiempo de retención determinado en la lista maestra de control de registros (REG-7532-04), los registros deben disponerse de acuerdo con las siguientes alternativas:

a) Destruir o borrar, dependiendo si están en medio físico o electrónico.

b) Archivo histórico

c) Reciclar (siempre y cuando no se ponga en riesgo el acceso a información confidencial)

d) Conservar, mientras sean vigente (aquellos registros que deban ser conservados mientras la información que contiene sea de utilidad y que tan pronto deja de ser vigente sea conveniente su destrucción o envío a otro organismo del Instituto, para evitar confusión al personal que acceda a éste o para que el organismo citado disponga de dichos registros).

e) Respaldar, para el caso de registros en medios electrónicos, en medio magnético, servidores ubicados dentro de la organización o bien distantes, lo cual debe ser declarado en el documento que les da origen o en la lista maestra de control de registros (REG-7532-04).

4.6 Solicitar modificación, eliminación o integración de registros: Para solicitar modificaciones a los formatos existentes, eliminación de los mismos o integración de formatos nuevos, a la Coordinadora de Documentación del SGC se debe generar una propuesta conforme se muestra en el Video del Usuario para Propuestas de cambio (véase VID-7532-01).

4.7 Codificación de Registros: Los registros pueden tener formato libre, pero cuando se establecen en formato, se debe incluir el código y versión del registro conforme al Procedimiento de Elaboración de documentos (PRO-7520-01), además de que:

1. En caso de que se establezca para comunicar información a entidades externas al Tecnológico Nacional de México Instituto Tecnológico de Oaxaca se deberá hacer uso de la hoja membretada;
2. Para comunicaciones internas se recomienda incluir en el encabezado del formato el logotipo del Tecnológico Nacional de México, en la parte media el texto "Tecnológico Nacional de México-Instituto Tecnológico de Oaxaca" con tipografía en tamaño de letra 12 negrita tipo de letra Monserrat, y en el extremo derecho el logotipo del Tecnológico Nacional de México-Instituto Tecnológico de Oaxaca" . Se vincula ejemplo del encabezado a emplear si el formato fuera de tamaño carta, para otros tamaños se pueden realizar los ajustes en dimensiones siempre y cuando se asegure que el logotipo del Tecnológico Nacional de México-Instituto Tecnológico de Oaxaca sea del 80% de las dimensiones del logotipo del Tecnológico Nacional de México.

4.8 Registros externos: Los registros generados por los proveedores, clientes o cualquier otro agente externo a nuestra organización, así como comunicaciones y minutas de reuniones de la Organización podrán incumplir con lo establecido en el presente documento en relación con código y formato.