TECNOLÓGICO NACIONAL DE MÉXICO

CAMPUS OAXACA

Sistema de Gestión de la Calidad

Documento Interno

Logo

TECNOLÓGICO NACIONAL DE MÉXICO

CAMPUS OAXACA

Fecha de elaboración:

11-06-2020

Procedimiento

Elaboración de documentos

Código:

PRO-7520-01

Revisión:

1

1 Objetivo

Definir la metodología y criterios para la elaboración y codificación de los documentos que forman parte del Sistema de Gestión de la Calidad del Tecnológico Nacional de México campus Oaxaca, para que se presente en diseño homogéneo. 


2 Alcance y Campo de Aplicación

2.1 Aplica a todo el personal involucrado en la elaboración, revisión, aprobación, publicación y control de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad del Tecnológico Nacional de México campus Oaxaca

2.2 Implica todo documento generado que forme parte del Sistema de Gestión de la Calidad del Tecnológico Nacional de México campus Oaxaca.


3 Referencias

3.1 Mapa del Proceso Estratégico (SGC-4400-70).

3.2 Requisito 7.5.2 del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC-4400-29).

3.3 Requisito 7.5.3.1 del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC-4400-30).

3.4 Requisito 7.5.3.2 del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC-4400-31).

3.5 Procedimiento de Control de documentos (PRO-7532-01).

3.6 Procedimiento de Control de Registros (PRO-7532-02).

3.7 Video del Administrador para dar de alta Procesos (VID-7532-05).

3.8 Video del Administrador para dar de alta Listas de Documentos (VID-7532-07).


4 Desarrollo

4.1 Identificación: Los documentos que conforman el Sistema de Gestión de la Calidad deben ser identificados mediante un código el cual se conforma por nueve caracteres establecidos de la siguiente manera: XXX1 XXXX2 XX3

4.1.1 XXX1: Debe ser las letras que indican el tipo de documento.

SGC= Páginas que conforman el Sistema de Gestión de la Calidad (REG-7532-01).

PRO= Procedimiento general (REG-7532-02).

ITO= Instructivo de trabajo operativo (REG-7532-02).

REG= Formato de registro (REG-7532-04).

VID= Video (REG-7532-02).

AUD= Audio (REG-7532-02).

4.1.2 XXXX2: Deben ser cuatro caracteres numéricos que relacionan el requisito de la norma que rige las actividades contenidas en el documento directamente, o bien cuando son varios los requisitos, el que dispone de mayor relevancia (si el requisito asociado dispone de menos de cuatro dígitos, los restantes deberán contener “0” en las posiciones finales de esta sección).

Requisito

Descripción

Requisito

Descripción

4100

Comprensión de la organización y su contexto

8231

Generalidades de revisión de requisitos relacionados con los productos y servicios

4200

Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes interesadas

8232

Información documental de revisión de requisitos relacionados con los productos y servicios

4300

Determinación del alcance del Sistema de Gestión de la Calidad

8240

Cambios en los requisitos para los productos y servicios

4410

Generalidades del Sistema de Gestión de la Calidad y sus procesos

8310

Generalidades del diseño y desarrollo de los productos y servicios

4420

Información documentada del Sistema de Gestión de la Calidad

8320

Planificación del Diseño y desarrollo

5110

Generalidades Liderazgo y compromiso

8330

Entradas para el diseño y desarrollo

5120

Enfoque al Cliente

8340

Controles del diseño y desarrollo

5210

Establecimiento de la política de la calidad

8350

Salidas del diseño y desarrollo

5220

Comunicación de la política de la calidad

8360

Cambios del diseño y desarrollo

5300

Roles, responsabilidades y autoridades en la organización

8410

Generalidades del control de los procedimientos, productos y servicios suministrados externa.

6110

Planificación del Sistema de Gestión de la Calidad

8420

Tipo y alcance de control

6120

Requisitos para planificar

8430

Información para los proveedores externos

6200

Objetivos de la calidad y planificación para lograrlos

8510

Control de la producción y de la provisión del servicio

6210

Objetivos de la calidad

8520

Identificación y trazabilidad

6220

Planificación para lograr los objetivos

8530

Propiedad perteneciente a los clientes o proveedores externos.

6300

Planificación de los cambios

8540

Preservación.

7110

Generalidades de Recursos

8550

Actividades posteriores a la entrega

7120

Personas

8560

Control de los cambios.

7130

Infraestructura

8600

Liberación de los productos y servicios

7140

Ambiente para la operación de los procesos

8710

Generalidades del control de las salidas no conformes

7151

Generalidades de Recursos de seguimiento y medición

8720

Información documentada de las salidas no conformes.

7152

Trazabilidad de las mediciones

9110

Generalidades del seguimiento, medición, análisis y evaluación

7160

Conocimientos de la organización

9120

Satisfacción del cliente

7200

Competencia

9130

Análisis y evaluación

7300

Toma de conciencia

9210

Generalidades de la Auditoría interna

7400

Comunicación

9220

Auditoría interna

7510

Generalidades de información documentada

9310

Generalidades de la Revisión por la Dirección

7520

Creación y actualización de información documentada

9320

Entradas de la revisión por la dirección

7531

Generalidades del Control de la Información documentada

9330

Salidas de la revisión por la dirección

7532

Actividades del Control de la Información documentada

1010

Generalidades de la Mejora

8100

Planificación y control operacional

1021

Generalidades de no conformidades y acción correctiva

8210

Comunicación con el Cliente.

1022

Información documentada de no conformidad y acción correctiva

8220

Determinación de los requisitos para los productos y servicios

1030

Mejora continua

 

4.1.3 XX3: Son números arábigos que indican el número de control consecutivo de acuerdo con el origen y clase del documento, iniciando con el “01”.

4.2 Descripción: Todo documento que sea parte del Sistema de Gestión de la Calidad deben desde su título describir o conducir a identificar las actividades contenidas en el mismo.

4.3 Formato y los medios de soporte: Todos los documentos, tanto la descripción general de nuestro Sistema de Gestión de la Calidad, procedimientos, instrucciones, ayudas visuales son descritos en idioma español, y presentados en medio electrónico, en el caso de los registros que emanan del propio sistema disponemos de la alternativa de medio físico o electrónico lo cual se determina en cada uno como se establece en el procedimiento de control de registros (PRO-7532-02). Para robustecer el formato, en los casos de procedimientos e Instructivo se hace uso de la plantilla de acuerdo con la siguiente estructura:

4.3.1 En el encabezado se describe lo siguiente:

4.3.1.1 Logotipo y nombre de la empresa

4.3.1.2 Tipo de documento 

4.3.1.3 Título del documento

4.3.1.4 Fecha de elaboración

4.3.1.5 Código

4.3.1.6 Número de revisión

NOTA: En caso de que se haga una modificación dentro de los documentos el número de versión cambiará en automático por el número consecutivo.

4.3.2 En el pie de página se describe lo siguiente:

4.3.2.1 Nombre y cargo del elaborador, así como la fecha en la que se elabora el documento.

4.3.2.2 Nombre y cargo del revisor,debe ser el Jefe inmediato superior de quien elabora el procedimiento, así como la fecha en la que se revisa el documento. 

4.3.2.3 Nombre y cargo del aprobador, debe ser el director de la Institución, así como la fecha en la que se aprueba el documento. 

4.3.3 Estructura:

4.3.3.1 Los capítulos de los documentos se generarán de manera automática, los cuales se identificarán con número arábigo y el nombre de cada capítulo y con letra negrita. El tipo de letra que se genera en automático será Arial tamaño 10 y con letras mayúsculas y minúsculas. Los capítulos que conforman los procedimientos e instructivos de trabajo son los siguientes.

• 1 Objetivo: Describe el propósito de la existencia del documento.

• 2 Alcance y Campo de Aplicación: Describe a quién y a que aplica el documento.

• 3 Referencias: Describe aquellas normas, políticas, manuales, procedimientos, registros; tanto internos como externos, que se relacionan con el documento.

• 4 Desarrollo: Describe las actividades y el cómo realizarlas para el cumplimiento del documento.

4.3.3.2 Los subcapítulos deben llevar el mismo número de capítulo seguido por un número arábigo separado por un punto por cada subdivisión, el tipo de letra debe ser Arial número 10 (dependiendo la organización), ejemplo:

• 4 Desarrollo

• 4.1

• 4.1.1

• 4.1.1.1

• 4.2

NOTA: En caso de que la información requerida por el Sistema de Gestión de la Calidad se encuentre documentada en procesadores de texto tales como Word, deberán copiarse en un archivo nuevo de Bloc de notas para eliminar cualquier formato de texto para posteriormente copiar la información en la plataforma.

4.4 Vídeos: En la plataforma que contiene la documentación del sistema de gestión de la calidad no se pueden subir archivos de video ya que por sus características son demasiado densos, por lo que se tendrán que subir a la plataforma de YouTube para posteriormente describirlo como un vínculo URL. Para subir el video a YouTube, se deberá hacer de la siguiente manera:

4.4.1 Tener una cuenta en la plataforma de YouTube.

4.4.2 Acceder a la cuenta existente.

4.4.3 Seleccionar la configuración de privacidad del vídeo.

4.4.4 Seleccionar el video que se desea subir a la plataforma desde los archivos de la computadora.

4.4.5 Dar clic en “Publicar” para terminar de subir el video. En caso de que se decida tener el vídeo de manera privada, dar clic en listo o compartir para terminar de subir el video.

4.4.6 Copiar el URL como se muestra en el Video del Administrador para dar de alta Listas de Documentos (VID-7532-07) y posteriormente subir el video como URL y copiarla.

4.5 Mapas y determinación de proceso: La plataforma requiere que las imágenes que se requieran subir cumplan entre las dimensiones mínimas de 557 x 511 píxeles y las dimensiones máximas de 1048 x 1081 píxeles. Subir las imágenes como se muestra en el Video del Administrador para dar de alta Procesos (VID-7532-05).

4.6 Registros: Los registros llevarán el formato tal como se describe en el Procedimiento de Control de Registros (PRO-7532-02).

CONTROL DE EMISIÓN
Concepto Elaboró Revisó Aprobó
Nombre Fidelia Cruz López Julio César Villalobos García Fernando Toledo Toledo

Cargo

Coordinadora de Documentación Subdirector de Planeación y Vinculación Director
Fecha 11-06-2020 11-06-2020 11-06-2020