4.1 Todo incumplimiento en la gestión de la calidad debe ser documentada en el Reporte de No Conformidad (REG-8720-02) por:
4.1.1 Cualquier persona que colabora o trabaja en nombre del Instituto Tecnológico de Nuevo León cuando se identifique queja del Cliente, dejando claramente en el registro que se trata de “QUEJA” y no necesariamente del incumplimiento de un requisito, por lo que cancela los textos que hacen referencia a no conformidad.
4.1.2 La persona que participa como Representante de la Dirección, tras el análisis de la evaluación del Cliente, que muestre insatisfacción en algún concepto en lo general.
4.1.3 El Auditor interno que durante la realización de la auditoría identifique incumplimiento a los requisitos de la norma ISO-9001:2015 o bien del sistema de gestión de la calidad del Instituto Tecnológico de Nuevo León
4.1.4 El líder del proceso, cuando no se alcance el resultado planificado del proceso, ya sea durante el seguimiento o la medición del mismo, vinculado directamente con el cumplimiento de los objetivos de la calidad (ver SGC-4400-14).
4.1.5 Cualquier persona que colabora en el Instituto Tecnológico de Nuevo León o trabaja en su nombre debe registrar reporte de no conformidad de proceso, cuando identifique que algún requisito del sistema de gestión de la calidad no se cumple, si el incumplimiento es a requisitos de servicio, deberá tratarse de conformidad con el requisito 4.1.6 del presente documento.
4.1.6 La persona en auto inspección, evaluación cruzada o bien cuando a través de cualquier medio identifique incumplimiento a requisitos de nuestros servicios y productos, debe documentar no conformidad de “Servicio o producto”, dejando claramente el requisito incumplido y la trazabilidad al caso concreto.
4.2 La persona que Representa a la Dirección debe revisar toda no conformidad y designar al responsable de atención, además determina los casos que deben tratarse mediante acción correctiva, conforme se describe en el requisito de Generalidades de las no conformidades y acción correctiva (SGC-4400-65).
4.3 Servicios y productos no conformes por proceso por etapa:
4.3.1 Prestar servicio en la Fase de planeación del Servicio Social
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Requisito incumplido
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Responsable
de atender
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Controles
(Tratamiento)
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Autoridad
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No difundir o publicar fechas de inscripciones y platica de inducción en los diferentes medios de comunicación del ITNL
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Oficina de servicio social y desarrollo comunitario
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Se envía solicitud al depto. De comunicación y difusión para la publicación en las diferentes redes sociales.
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Es la responsable de enviar la solicitud al depto. De comunicación y difusión.
Responsable de verificar que estén publicadas las fechas de inscripción, platica de inducción, inscripciones, en los medios solicitados:
Pág. Web del Instituto, apartado de servicio social, agenda de reingreso.
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No hacer plática de inducción
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Oficina de servicio social y desarrollo comunitario
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Elaborar con anticipación la información de inducción del proceso de servicio social
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Responsable de elaborar la presentación de la plática de inducción.
Responsable de convocar a los estudiantes para que asistan a la plática.
Responsable de entregar comprobante de asistencia a la plática de inducción.
Enviar solicitud para apartar auditorio.
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No actualizar el reglamento y fechas de actividades de servicio social
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Oficina de servicio social y desarrollo comunitario
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Enviar la solicitud al depto. De comunicación y difusión para hacer la modificación y cambios de las fechas cada semestre
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Responsable de actualizar, modificar y revisar la información del reglamento y fechas vigentes.
Es responsable de informar y dar a conocer el reglamento al estudiane
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No registrar las propuestas de programas a tiempo para que el estudiante pueda tomar decisión de donde realizar el servicio social
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Oficina de servicio social y desarrollo comunitario
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En el Plan de trabajo de inicio de semestre incluir las fechas de publicación de las propuestas de programas revisados y autorizados |
Responsable de registrar en la pág. Web del Instituto las propuestas de programas para ofertar al estudiante.
Responsable de enviar la solicitud a comunicación y difusión para su publicación.
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4.3.2 Servicio Social en la Fase de seguimiento y control
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Requisito incumplido
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Responsable
de atender
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Controles
(Tratamiento)
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Autoridad
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No tener propuestas de programas de servicio social para ofrecer a los estudiantes
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Oficina de servicio social y desarrollo comunitario
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Buscar instituciones educativa o dependencias gubernamentales para realizar servicio social
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Responsable de realizar visitas a instituciones educativas, gubernamentales.
Publicar nuevas fechas para registrar propuestas.
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No elaborar carta de asignación o que contenga errores en los datos
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Oficina de servicio social y desarrollo comunitario
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Verificar base de datos para evitar estos errores.
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Responsable de elaborar el oficio de asignación, revisarlo, plasmar Ante firma y entregarlo al estudiante.
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No tener el control con los reportes o papelería de los estudiantes inscritos al servicio social
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Oficina de servicio social y desarrollo comunitario
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Cada estudiante inscrito cuenta con un expediente.
Al entregar los reportes se guardan en el expediente.
Cada estudiante inscrito tiene un número de registro.
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Responsable de supervisar, verificar los reportes y resguardar en el expediente de los estudiantes inscritos en servicio social.
Responsable del número de registro de cada estudiante.
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Perder o traspapelar el expediente del prestante de servicio social
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Oficina de servicio social y desarrollo comunitario
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Se verifica en el listado que esté inscrito.
Se autoriza, que entregue los reportes de nuevo.
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Revisar y cotejar la lista de estudiantes Inscritos, durante el semestre.
Responsable de mantener actualizados los expedientes en el archivero.
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|
No aparece la calificación del prestante del servicio social.
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Oficina de servicio social y desarrollo comunitario
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Semestralmente se revisan los expedientes que estén completos para realizar la liberación.
Se realiza memo con los nombres y calificación de todos los que cuenten con el expediente completo para su liberación.
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Responsable de verificar, revisar y enviar los listados de los que concluyen servicio social.
Responsable de capturar la calificación del estudiante al liberar su servicio social.
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4.3.4 Servicio Social en la Fase de liberación y entrega.
|
Requisito incumplido
|
Responsable
de atender
|
Controles
(Tratamiento)
|
Autoridad
|
| No hacer o tener errores en la carta de liberación del prestante |
Oficina de servicio social y desarrollo comunitario
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Semestralmente se revisan los expedientes que estén completos para realizar la liberación |
Responsable de la elaboración de la carta de liberación, revisión y Plasmar antefirma |
4.3.5 Gestión del Curso en la fase Control de la producción y de la provisión del servicio.
|
Requisito incumplido
|
Responsable
de atender
|
Controles
(Tratamiento)
|
Autoridad
|
|
Utilizar planes de estudio no vigentes
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Subdirección Académica
jefatura académica
|
Revisar información
Análisis de causa
actualizar información
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Citar reuniones
proponer cambios
dar instrucciones al personal
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|
No se asegura el cumplimiento de los programas de las asignaturas del plan de estudios de cada programa educativo, impartido en el Instituto Tecnológico de Nuevo
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Personal docente con actividades frente a grupo.
Jefatura Académica
|
Análisis de causa
Comunicar con docente.
Planeación seguimiento en el aula según la instrumentación Didáctica
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Dar instrucciones
Planear gestión del curso
hacer correcciones
gestionar el procedimiento
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No tiene Instrumentación didáctica
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Jefatura académica
personal docente
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Analizar
corrección
Solicitar Instrumentación
Actualizar información.
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Autorizar solicitudes
Firmar oficios
solicitar registros
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Se encontró evidencia de falta captura de rúbrica en el SII
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Jefatura académica
Personal docente
|
Revisar información
análisis de causa
solicitar información
corrección
Dar seguimiento
Actualizar Información
|
Dar instrucciones al personal
concentrar información
proponer cambios
|
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Desarrollo del curso diferente a la instrumentación didáctica.
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Personal docente
Jefatura Académica
|
Análisis de causa
comunicación con maestros
|
Firmar oficios
solicitar información
|
|
Faltan registros de avance programático
|
Jefatura académica
|
Análisis de causa
|
Dar instrucciones
autorizar y firmar comunicados
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Faltan registros del reporte de trabajo académico entregado por el maestro.
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Jefatura Académica
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Análisis de causa
elaborar estadísticas
|
solicitar estadísticas
|
|
No entrega el reporte de trabajo académico, la instrumentación didáctica completa
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Personal docente
Jefatura académica
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Análisis de causa
comunicación con maestros
corrección
Actualizar información
|
dar instrucciones
proponer cambios
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|
El docente entrega los registros que pide el procedimiento de Gestión del curso y no se entrega liberación de actividades.
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Jefatura Académica
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Análisis de causa
gestionar procedimiento
comunicación con maestros
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citar a reuniones de trabajo
revisar seguimientos
concentrar información
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Entregar liberación de actividades y no cumplir con los requisitos
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Jefatura académica
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Análisis de causa
corrección
comunicación con maestros
|
solicitar información
solicitar información
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4.3.6 Residencias Profesionales en la Fase de seguimiento y control.
|
Requisito incumplido
|
Responsable
de atender
|
Controles
(Tratamiento)
|
Autoridad
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|
No cuenta con la evidencia de difusión de lineamiento para la operación y acreditación de la residencia profesional, e información para esta gestión. (Div. Ests. Profesionales, Deptos. Académicos y Depto. vinculación)
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Subdirección de planeación Departamento Gestión Tecnológica y Vinculación
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Difundir lineamiento en tiempo y forma
Actualizar la información
presentar evidencia
Dar seguimiento ACs.
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Comunicación entre subdirecciones y departamentos
Publicar información
Dar instrucciones al personal
|
|
No presentar lista de proyectos internos y externos generados por la academia y la entrega al Departamento de Gestión Tecnológica y Vinculación.
|
Departamentos académicos
|
Presentar lista de proyectos
mostrar evidencia de entrega en tiempo y forma , mostrar evidencia de recibido
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Solicitar información
Análisis de la información
Reunión con personal
Dar seguimiento de acciones
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|
Se presentan diferencias en el cumplimiento de Residencias profesionales: cumplimiento de período de 4 a 6 meses y el tiempo 500 horas
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División de Estudios Profesionales
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Análisis de causas y hacer acciones correctivas.
Revisar procedimiento
Hacer corrección
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Actualizar información
Proponer cambios en el SGC
Citar reuniones
Autorizar Publicaciones
|
|
No evidencia de un banco de proyectos de residencias relativos a las carreras o interdisciplinarios.
|
División de Estudios Profesionales. coordinadores de carrera
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Actualiza registros
Elabora y publica banco de proyectos
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Solicitar información
Autorizar publicaciones
Dar seguimiento de acciones
|
|
No publica la realización de plática de residencia profesional e informa sobre la lista de proyectos existentes dentro del banco de proyectos
|
División de Estudios Profesionales
|
Publicar lugar y fechas de pláticas de residencias.
Presentar evidencia de publicación
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Dar instrucciones al personal
Autorizar publicaciones
Proponer cambios en el SGC
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|
Se detecta expediente con copia de anteproyecto autorizado sin documentar asesor interno
|
División de Estudios Profesionales
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Enviar anteproyectos para autorización
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Implementar procedimiento
Solicitar asesores
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No presenta como avisó (correo electrónico) al alumno quien es su asesor interno
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División de Estudios Profesionales
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Corrección
Revisar procedimiento
Análisis de causa
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Autorizar acciones y comunicaciones.
Seguimiento acciones
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Falta firma de asesor externo en acta de evaluación final.
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Departamentos académicos
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Análisis de causas
Recabar información
Actualizar registros
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Actualizar información
Seguimiento de acciones
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|
Se utilizan formatos diferentes a los registrados en SGC.
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División de Estudios Profesionales y RD
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Corregir
Actualizar registros
|
Solicitar información
Análisis de la información
|
|
No ´presenta asignación de asesor(a) interno(a) para el seguimiento del proyecto y su evaluación
|
Departamentos académicos
|
presentar evidencia de asignación
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Implementar procedimiento
Dar instrucciones al personal
Dar seguimiento de acciones
|
|
El departamento académico no emite lista de proyectos internos y externos generados por la Academia y entrega al Departamento de Gestión Tecnológica y Vinculación
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Departamentos académicos
|
Presentar lista de proyectos internos y externos
análisis de causas
evidencia de publicación
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Comunicación entre subdirecciones y departamentos
Solicitar información
Proponer cambios en el SGC
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|
Se omite Proponer mecanismo de control para dar seguimiento al proyecto de residencia profesional, con el propósito de asegurar el buen desempeño de las partes involucradas.
|
Jefatura de Departamentos académico
|
Diseñar y proponer mecanismo de control para seguimiento de residencia profesional
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Implementar procedimiento
Dar instrucciones al personal
Dar seguimiento de acciones
|
|
Se detecta la falta de expediente de proyecto de residencia profesional. (no se resguarda y/o administra).
|
División de Estudios Profesionales
|
Elaborar expediente
Actualizar banco de proyectos resguardados
|
Dar instrucciones al personal
Dar seguimiento de acciones Implementar procedimiento
|
4.3.7 Registro de titulo y cedula profesional en la Fase de seguimiento y control
|
Requisito incumplido
|
Responsable
de atender
|
Controles
(Tratamiento)
|
Autoridad
|
|
Integra y revisa los documentos de requisito para el proceso de registro de Título y Cédula Profesional.
Se encuentra expediente de titulación con título elaborado y no registrado en libro de titulación
|
Jefatura de oficina de Servicios Estudiantiles
|
Reunión con personal de oficina titulación
Análisis de causa y seguimiento de acciones
Completar registros en expedientes.
|
Cita reunión de trabajo.
Autorizar cambios.
Planear y Solicitar actividades
|
|
Expediente de titulación no registrado en archivo electrónico de datos CONTROLTEC
|
Jefatura de oficina de Servicios Estudiantiles
|
Revisa expedientes y registra
Actualiza información.
|
Dar seguimiento de actividades
Solicitar información
|
|
Se tienen expedientes de títulos rechazados y no comunican al interesado su rechazo y sus causas
|
Jefatura de oficina de Servicios Estudiantiles
|
sacar relación y expedientes
comunicar con egresado
dar seguimiento
|
Gestionar tramites
Dar seguimiento de trámites.
Proponer cambios
|
|
Evidencia de recibir títulos y holograma para adherirse
|
Jefatura de oficina de Servicios Estudiantiles
|
Presentar registros de recibir títulos y hologramas
|
Entregar títulos
Registrar y actualizar información.
|
|
Existen nombres de los (as) interesados (as) de quienes ya se tiene su Título a disposición para ser entregado y no están en la Página Web del ITNL
|
La Jefatura de Servicios Escolares
|
Análisis de causa
Actualizar información en página
Dar seguimiento
|
Dar instrucciones de trabajo
Cita reunión de trabajo.
Autorizar cambios
|
|
De la notificación de títulos tramitados, faltan registros en libro de Registros de Titulación
|
Jefatura de oficina de Servicios Estudiantiles
|
Análisis de causas
Actualizar registros
dar seguimiento
|
Gestionar tramites
Dar seguimiento de trámites.
Actualizar registros
|
|
Existir gestiones de tramites de título y cedula profesional que no se entregan en el plazo de 120 días hábiles posterior a la aprobación de su acto profesional
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La Jefatura de Servicios Escolares
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Analizar causa
análisis de tiempos y logística de gestión.
dar seguimiento.
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Proponer cambios de mejora
Dar seguimiento de trámites.
|
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Se encontró expedientes para trámite de titulación en que del trámite es máyor 40 días hábiles a partir de la aprobación del acto de recepción y hasta la entrega del expediente al TecNM.
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La Jefatura de Servicios Escolares
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Análisis de causa
checar tiempo de preparar tramite
checar tiempo de envío
fecha de recepción en TNM
Dar seguimiento de acciones
|
Cita reunión de trabajo.
Autorizar cambios.
Dar seguimiento de actividades
Solicitar información
|
4.3.8 Gestión en la fase de Innovación y control
|
Requisito incumplido
|
Responsable
de atender
|
Controles
(Tratamiento)
|
Autoridad
|
|
No tener estudiantes inscritos en el taller de emprendedores o en ENEIT.
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OF. De servicio externo
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Publicar en diferentes medios la convocatoria para participar e inscribirse.
Invitar a los estudiantes y académicos de las diferentes áreas.
|
Elaborar solicitud a comunicación para que publique convocatoria a tiempo.
Elaborar memo y/o correo para invitarlos a participar, revisar y plasmar antefirma en el memo.
|
|
Cancelación de un conferencista del curso – taller emprendedor
|
OF. De servicio externo
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Invitar a docentes que participen.
(Que tenga conocimiento sobre el tema).
|
Elaborar oficio de invitación para que participe en el curso- taller emprendedor, plasmar antefirma.
|
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No se lleve control de Registro de proyectos etapa local., Regional. Nacional
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OF. De servicio externo
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A través de la plataforma del ENEIT, se publican las fechas y horarios para subir la información que se solicita.
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Estar al pendiente de las publicaciones, correos que se envían para participar.
Validar avances de la información, en la plataforma.
Monitorear a través de correos y llamadas telefónicas a los estudiantes y/o asesores.
|
|
Liberación de créditos complementarios
|
OF. De servicio externo
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Listado de estudiantes que terminan curso- taller emprendedor. y/o participan en ENEIT Local, Regional, Nacional.
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Elaborar acta para plasmar créditos complementarios y Enviar actas en original y copia a escolares.
Entregar reconocimientos de los estudiantes que participaron.
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4.3.9 Fases del Servicio Educación Contínua
|
Requisito incumplido
|
Responsable
de atender
|
Controles
(Tratamiento)
|
Autoridad
|
|
Que los pagos no se realicen conforme lo establecido en fechas
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Of. De servicio externo
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A través del convenio tener establecido las fechas y condiciones de pago.
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Gestionar que se emita y realice el pago correspondiente en el Depto. De Financieros.
|
|
Que el docente responsable de impartir el curso no se presente
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Of. De servicio externo
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Tener un calendario de los cursos agendados fechas y horarios.
Enviar por correo los cursos que se atenderán con horarios y fechas establecidas
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Elaborar el plan de trabajo
Agenda de trabajo
Mantener comunicación directo con los responsables.
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No tener cursos registrados
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Of. De servicio externo
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Realizar visitas a las empresas para ofertar cursos.
Solicitar realizar diagnóstico en las empresas para ofertar cursos.
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Gestionar las visitas a las empresas
Elaborar oficios de presentación para visitar empresas.
Elaborar una agenda empresarial .
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Que no se cuente con docentes especializados del curso que se necesite o requiera la empresa.
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Of. De servicio externo
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Buscar a través de terceros especializados en el curso que se necesite.
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Gestionar y buscar a través de terceros se realicen cursos.
Gestionar la capacitación para los docentes y obtengan certificación para cursos.
|
4.3. 10 Actividades complementarias en fase de planeación
|
Requisito incumplido
|
Responsable
de atender
|
Controles
(Tratamiento)
|
Autoridad
|
|
Que las propuestas de actividades complementarias de los departamentos no se presenten en tiempo y forma
|
Subdirecciones: Académica de Planeación y Vinc. Y depto. Desarrollo académico.
|
-Reunión de involucrados en el proceso para análisis.
-Checar tiempos de propuesta.
-Integrar información
-Hacer correcciones si son necesarias.
|
Citar reunión de personal involucrado en procedimientos
Cambiar procedimientos
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|
Omitir por comité académico la validación de actividades complementarias
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Desarrollo académico
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Corregir y actualizar registros.
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Hacer corrección
Reunión con responsables
Analizar causas
Realizar seguimiento acciones
|
|
Omitir informar y/o difundir las actividades complementarias
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Jefatura Desarrollo académico y/o vinculación
|
Revisar procedimiento
Reunión de involucrados
Análisis de causa
Checar tiempos de difusión Comunicar a usuarios
|
Proponer planeción actividades
Difundir información
|
4.3.11 Actividades Complementarias en fase de liberación y control
|
Requisito incumplido
|
Responsable
de atender
|
Controles
(Tratamiento)
|
Autoridad
|
|
Datos incompletos en acta con créditos aprobados.
|
Jefatura Servicios escolares
|
Reunión con personal
Hacer corrección
Comunicar y reunir con involucrados
Informar y corregir
|
Dar instrucciones
Corregir información
Proponer cambios
|
|
No entregar en tiempo y forma actas de actividades complementarias en servicios escolares.
|
Departamento involucrado
|
Reunión para análisis de causa
Comunicar acción
Seguimiento de acción
|
Proponer y Hacer correcciones.
Proponer cambios en SGC
|
|
Registro y/o captura incorrecta de créditos aprobados según actas correspondientes
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Departamento responsable y/o servicios escolares
|
Coordinar corrección
Comunicar procedimiento
Comunicar al estudiante
|
Atender Modificación de información.
Instruir al personal
Validar información escolar
|
4.3.12 Promoción Cultural y Deportiva en la fase de control de la producción y la provisión del servicio
|
Requisito incumplido
|
Responsable
de atender
|
Controles
(Tratamiento)
|
Autoridad
|
|
No se presenta evidencia de reunión con jefes de oficinas de promoción cultural y deportiva
|
Jefatura Departamento de Actividades Extraescolares
|
Programar reunión
presentar minuta y acuerdos
|
Citar a reuniones
programar actividades
Dar instrucciones al personal
|
|
No se tiene evidencia del programa semestral de actividades de promoción de la cultura y el deporte.
|
Jefatura Departamento de Actividades Extraescolares
|
análisis de causa
Elaborar programa
|
Elaborar plan de trabajo
solicitar servicio de difusión
|
|
No hay difusión para dar a conocer las actividades culturales y deportivas programadas
|
Jefatura Depto. Activs. Extraescolares
Promotores de cultura y/o deportes
|
Análisis de causa
corrección
Difundir actividades culturales y deportivas.
|
Análisis de causa
Solicitar servicio de difusión
Difundir actividades
|
|
Existen registros incompletos de participantes de actividades culturales y/o deportivas REG-8510-01
|
Promotor/a cultural y/o deportivo
|
Corrección
Actualizar y completar registros
|
hacer correcciones
acceso a información de actividades culturales y deportivas
|
|
Se utiliza formato obsoleto en registro de participantes de actividades culturales y/o deportivas
|
Jefatura Depto. de Actividades Extraescolares
|
revisar registros
corregir y actualizar registros
|
Actualizar y corregir información
Dar instrucciones al personal
|
|
Las personas promotoras no promueven la oferta de actividades culturales y deportivas entre el estudiantado del plantel
|
Promotor/a cultural y/o deportivo
|
hacer programa de difusión de actividades del depto..
|
Promover actividades
proponer programas de difusión
|
|
No evidencia del informe semestral de Actividades Culturales y Deportivas
|
Jefatura Depto. Actividades Extraescolares
|
Elaborar y presentar informe
|
Elaborar y presentar informes
|
4.3.13 Elaboración y seguimiento del Programa Institucional Anual (PIA)
|
Requisito incumplido
|
Responsable
de atender
|
Controles
(Tratamiento)
|
Autoridad
|
|
No presentar evidencia de los Programas y Proyectos del Programa a Mediano Plazo (PMP)
|
Jefatura de Planeación P. P.
|
Análisis de causas
Checar lineamientos para PMP emitidos por TNM.
Hacer corrección
Presentar evidencias de PMP
|
Checar y solicitar información a TNM
Hacer correcciones
Proponer cambios y adecuaciones
Dar instrucciones
|
|
Omitir dar a conocer en reunión de trabajo los lineamientos establecidos por el ITNM para elaborar el PIA. Jefatura Depto.
|
Subdirección de Planeación
Jefatura departamento de Planeación
|
Análisis de causas
Hacer corrección
Enviar lineamientos a Jefaturas
|
Enviar información oficial
Solicitar información a TNM corregir y adecuar información del PIA
|
|
No comunicar a los subdirectores la elaboración del PIA del ITNL
|
Jefatura departamento de Planeación
|
Análisis de causas
Hacer corrección
Presentar evidencia de comunicación.
|
Enviar información oficial
Solicitar información a TNM
corregir y adecuar información del PIA
|
|
No presentar información de autorización del PIA
|
Jefatura departamento de Planeación
|
Solicitar autorización
Presentar autorización
|
Enviar información oficial
Solicitar información a TNM corregir y adecuar información del PIA
|
4.3.14 Elaboración del Programa Operativo Anual
|
Requisito incumplido
|
Responsable
de atender
|
Controles
(Tratamiento)
|
Autoridad
|
|
No se presenta evidencia de reunión de subdirectores para elaboración del POA
|
Subdirecciones y Jefatura departamento planeación
|
Citar reunión y ver procedimiento.
Análisis de causa
Fijar estrategia comunicación
|
Proponer fechas Citar a reuniones
Recabar información
|
|
Jefe de departamento no cuenta con el POA
|
Jefatura departamento planeación.
|
Enviar POA a jefaturas y Divisiones
|
Elaborar POA
Proponer Adecuación de POA
|
|
No tiene solicitud de validación del POA ante el ITNM
|
Subdirección planeación
Jefatura departamento planeación
|
Corrección
Solicitar validación TNM
Presentar validación
|
Gestionar autorización POA
|
|
No presentó oficio de autorización que da a conocer la dirección a subdirecciones, jefaturas y divisiones
|
Subdirección planeación
Jefatura departamento planeación
|
Revisar con CIC procedimiento
Análisis de causas
Presentar oficio
|
Gestionar autorización POA
|
|
No tiene información de proyectos institucionales por los que fue autorizado el POA
|
Subdirección planeación
Jefatura departamento planeación
|
Análisis de causas
Presentar proyectos Institucionales
Comunicar Departamentos involucrados
|
Comunicarse con TNM y tener información para
|
|
No presentar en la subdirección información del seguimiento y avance de los proyectos del POA de sus áreas correspondientes.
|
Subdirección planeación
Jefatura departamento planeación
|
Comunicarse con responsables de proyectos
Análisis de causas
Actualizar información
|
Comunicarse con departamentos y solicitar avances de proyectos.
|
4.3.15 Recursos en la fase de captación de ingresos propios.
|
Requisito incumplido
|
Responsable
de atender
|
Controles
(Tratamiento)
|
Autoridad
|
|
No publicar la lista de cuotas de servicio del instituto con autorización del Director del ITNL
|
Jefatura del departamento
|
Analizar la causa de no publicar.
Fijar fechas de publicar cuotas.
|
Para proponer acciones financieras.
Acceder a información financiera
|
|
Que el cajero cobre en forma incorrecta un servicio solicitado, o no se entregue el recibo oficial correspondiente
|
cajero
|
-Corregir la acción
-Analizar la causa
-Hacer acción correctiva acción
|
Reportar captación recursos.
Proponer acciones
|
|
No coincidir información archivada con ingresos captados en un día, según el corte realizado y reportado en reporte global
|
cajero
|
Hacer corrección
Revisar procedimiento
Analizar causa
|
Reportar captación recursos.
Proponer acciones.
Reportar seguimiento acciones
|
|
Póliza de ingresos emitida por banco de un día determinado no coincida con reporte global de ese día
|
jefatura
|
Revisar y Corrección
Analizar causas
Tomar acciones según causas
|
Tomar decisiones en instructivo
Dar instrucciones a cajero
|
4.3.16 Recursos de apoyo en la fase de Selección y Contratación de personal
|
Requisito incumplido
|
Responsable
de atender
|
Controles
(Tratamiento)
|
Autoridad
|
|
Omitir publicación de convocatoria
|
Jefatura de Recursos Humanos
|
Analizar la situación del porque no se publicó y tomar acciones y dar seguimiento.
|
Realizar, publicar y dar seguimiento al trámite administrativo de acuerdo a lineamientos establecidos.
|
|
Omisión del examen de oposición a candidatos de nuevo ingreso
|
Jefatura de Recursos Humanos
|
Analizar la situación del porque no se aplicó examen de oposición y programar aplicación de examen.
|
Solicitar la aplicación del examen de oposición al Jefe del área correspondiente
Citar al sustentante
|
|
No informar al participante del resultado de la Convocatoria
|
Comisión Dictaminadora
|
Analizar la situación del porque no se informó al participante y checar los documentos de dictámenes entregados
|
Citar e informar al participante de su resultado.
|
|
Omitir en el trámite administrativo requisitos reglamentarios y lineamientos establecidos
|
Jefatura de Recursos Humanos
|
Revisión del reglamento y lineamientos establecidos para gestionar el trámite.
|
Hacer cumplir los reglamentos
|
|
Omitir el curso de inducción
|
Jefatura de Recursos Humanos y jefe del área correspondiente.
|
Analizar la situación del porque se impartió el cursos de inducción y establecer las acciones, gestionar el curso de inducción al personal que no le fue impartido
|
Citar al personal, impartir y registrar el curso de inducción.
|
|
Omitir registros establecidos en el procedimiento
|
Oficina de Registros y Controles
|
Checar los registros del procedimiento
|
Solicitar y realizar los registros al jefe de la oficina de Registros y Controles
|
4.3.17 Recursos en la fase de formación o experiencia
|
Requisito incumplido
|
Responsable
de atender
|
Controles
(Tratamiento)
|
Autoridad
|
|
No aplicar el DNC al personal Directivo y al personal de Apoyo y asistencia a la educación
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Jefatura de Recursos Humanos
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Analizar por qué no se aplicó el DNC al personal directivo y personal de apoyo y asistencia a la educación y aplicar el DNC
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Citar al personal directivo y al personal de apoyo y asistencia a la educación para la aplicación del DNC
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|
No elaborar el PAC
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Jefatura de Recursos Humanos
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Se revisa el registro del PAC y se realiza para ser enviado al TecNM
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Realizar la programación y solicitar autorización al TecNM
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|
Omitir registros del instructivo de capacitación
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Jefatura de Recursos Humanos
|
Corrección de registros
|
Revisar y actualizar registros del instructivo de capacitación
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4.3.18 Fase para determinar el Ambiente para la operación de los procesos.
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Requisito incumplido
|
Responsable
de atender
|
Controles
(Tratamiento)
|
Autoridad
|
|
No tiene programada la aplicación de la encuesta de acuerdo a lo establecido en instructivo.
|
Jefatura de RHs.
|
Incluir aplicación de encuesta en programa de trabajo del SGC
|
Elaborar y Aplicar encuestas
Proponer cambios en instructivo
|
|
Se encuentra que no se aplicó encuesta establecida para determinación del ambiente de trabajo REG-7140-01, de acuerdo al programa anual del SGC.
|
Jefatura Recursos Humanos
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Reunión con subdirección
Análisis de causas
Dar seguimiento a programa para aplicación de encuesta
|
Analizar información
Corrección,
Aplicar encuestas
Procesar información
|
|
No se presenta información de análisis del informe de resultados de la aplicación de la encuesta de determinación del Ambiente de Trabajo REG-7140-01. Resp. RD y RHs.
|
Sub. Administrativa
Jefatura Recursos Humanos
|
Reunión con CIC
Análisis de causas
corrección
Acordar formas de análisis
Dar seguimiento acuerdos
|
Procesar información Comunicarse con personal del IT
Recabar información
|
|
No presenta evidencia de la determinación de acciones a realizar resultado del análisis de datos de la encuesta para determinación del Ambiente de Trabajo REG-7140-01
|
Subdirección Admva.
Jefatura Recursos Humanos.
|
Análisis de causas
Corrección
Determinar acciones a realizar en reunión Dirección
Dar seguimiento de acciones
Presentar evidencias
|
Analizar información Procesar información
-Proponer acciones para determinar ambiente laboral.
|
|
No hay seguimiento de las acciones que se acordaron en la RxD con el responsable de acciones implementadas.
|
Subdirección Admva. y
Jefatura de RHs.
|
Checar instructivo
Análisis de causas
Corrección
Dar seguimiento acciones
|
Comunicarse con personal del IT Proponer acciones para determinar ambiente laboral.
|
|
No hay acciones de mejora derivadas del informe de la información resultante de la encuesta establecida para determinación del ambiente de trabajo REG-7140-01
|
Subdirección Admva. y
Jefatura de RHs.
|
Análisis de causas
Establecer mejoras en comunicación Dirección y subdirección Admva.
|
Proponer fechas para reunión del CIC.
Procesar información
|
4.3. 19 Fase de Registro, evaluación, re-evaluación y selección de proveedores
|
Requisito incumplido
|
Responsable
de atender
|
Controles
(Tratamiento
|
Autoridad
|
|
No tiene Registro aspirantes a proveedores, o no esta actualizado, o proveedores no registrados
|
Jefe(a)departamento Materiales y servicios
|
- Analizar nstructivo. Reunión con jefatura depto.
-Verificar instructivo.
-Actualizar registros proveedores
|
Proponer cambios en procedimientos
-Implementar procesos
-Toma de decisiones en actualizar información
|
|
No tener catálogo de proveedores
|
Jefe(a)departamento Materiales y servicios
|
Elaborar catálogo de proveedores
-actualizar registro proveedores.
|
-Proponer cambios en instructivo y hacerlo cumplir y operearlo
|
|
Utilizar formato de registro aspirantes a proveedores en versión diferente a la registrada en el SGC.
|
Jefe(a)departamento Materiales y servicios
|
Actualizar versión formato
Reunión personal deptos.
Implementar nuevo formato
|
Seleccionar proveedores
|
|
La selección de proveedores no se haga de acuerdo a los requerimientos del instructivo
|
Jefe(a)departamento Materiales y servicios |
Revizar analizar instructivo
Corregir y Actualizar información
|
Hacer cambios
Actiualizar información
|
|
No presenta cotizaciones solicitadas a candidatos a proveedor y requeridas en instructivo
|
La jefatura de la Oficina de Adquisiciones
|
Reunión con jefatura
Completar cotizaciones
Actualizar cotizaciones
|
Solicitar cotizaciones
Hacer cumplir instructivo
Utilizar información del instructivo y SGC
|
|
Hacer evaluación del candidato a proveedor sin cumplir con los criterios establecidos en instructivo.
|
La jefatura de la Oficina de Adquisiciones
|
Revisar instructivo
Evaluar proveedor
Seguir procedimiento
|
-Evaluar candidatos a proveedores.
Hacer cumplir instructivo
|
|
No presentar evidencia de hacer evaluación de proveedores cada año
|
La jefatura de la Oficina de Adquisiciones
|
-Revisar evaluaciones
-detectar proveedores no evaluados
Realizar evaluaciones
Hacer compromiso de aplicar procedimiento.
|
Evaluar candidatos a proveedores.
Hacer cumplir instructivo
|
|
Proveedores evaluados que no son mejor que otros y siguen en el catalogo
|
La jefatura de la Oficina de Adquisiciones
|
Revisar catalogo
Checar evaluaciones
Depurar catalogo
|
Tomar decisiones en el cumplimiento del instructivo
|
|
Tener proveedores en catálogo con evaluación no son mejor evaluados que otros.
|
Jefe(a)departamento Materiales y servicios
|
Reunión con jefatura de oficina de adquisiciones , revisar evaluaciones y depurar catálogo de proveedores
|
Tomar decisión hacer cumplir instructivo
|
4.3. 20 Recursos el la fase determinación de requisitos para la provisión de productos y servicios.
|
Requisito incumplido
|
Responsable
de atender
|
Controles
(Tratamiento)
|
Autoridad
|
|
Que no se compren libros de retículas vigentes.
|
Organización Bibliográfica
|
Solicitar a las áreas académicas las necesidades de acervo.
|
Responsable de recibir y revisar el formato de solicitud de acervo que envían las áreas académicas.
|
|
No tener libros suficientes de cierta edición.
|
Organización Bibliográfica
|
Programar reporte del sistema cada bimestre, para ver con qué frecuencia se presta el libro y adquirir nuevos ejemplares.
|
Responsable de revisar, verificar y actualizar la compra de más ejemplares.
|
|
Libros despastados y en malas condiciones.
|
Organización Bibliográfica
|
Reparar los libros
|
Responsable de revisar que libros requieren reparación. Cada mes.
|
|
Libros que desaparezcan o se pierdan.
|
Organización Bibliográfica
|
Con el sensor de libros se detecta que las personas no se lleven los libros.
|
Responsable de sellar, foliar, etiquetar y registrar en un diario el libro nuevo que se adquiere, y dar de alta en el sistema.
Responsable de poner el sensor en cada libro.
|
4.3. 21 Fase de comunicación y Difusión
|
Requisito incumplido
|
Responsable
de atender
|
Controles
(Tratamiento)
|
Autoridad
|
|
No cumplir con el tiempo de respuesta de 24 horas por una solicitud de servicio
|
Jefatura de comunicación y difusión
|
Analizar procedimiento
Reunión con personal
Analizar causa
|
Dar instrucciones
Proponer cambios en instructivo
Checar mejora de servicio
|
|
No avisar por memorándum al solicitante de servicio la no difusión de información que no ha sido autoriza.
|
Personal Encargado
del servicio
|
Reunión con personal
Comunicar con usuarios
|
Elaborar Reporte de servicio
|
|
Que formatos de solicitud de servicio de difusión recibido en departamento de difusión no tenga firma de liberación por solicitante de servicio
|
Personal encargado
del servicio
|
Corregir y actualizar registros.
Reunión de trabajo con personal
Analizar causas
Comunicar con usuarios
|
Atender instrucciones jefe depto..
Elaborar reportes.
Atender solicitudes de servicio.
Difundir información.
|
4.3. 22 Planificación y control operacional en la determinación de los requisitos para los productos y servicios en la fase de inscripción de estudiantes.
|
Requisito incumplido
|
Responsable
de atender
|
Controles
(Tratamiento)
|
Autoridad
|
|
No entregar recibo oficial al aspirante cuando recibe el pago de cuota de inscripción.
|
Jefatura Depto. Servicios escolares
cajero
|
análisis de causa
corrección
comunicarse con estudiante y entregar recibo
|
validar información
seguir procedimiento
hacer correcciones
|
|
Falta de documentos especificados como requisito de inscripción y que integra su expediente
|
Jefatura Depto. Servicios Escolares
|
análisis de causa
corrección
checar expedientes
completar registros
|
validar información
corregir información
dar instrucciones al personal de servicios escolares
|
|
No presenta relación de Aspirantes aceptados (REG-8220-10) enviado por el departamento de desarrollo académico (servicios escolares, división de estudios profesionales y áreas académicas)
|
Jefatura depto. Desarrollo Académico.
|
Análisis de causa
Solicitar información D.A.
Dar seguimiento a acción correctiva.
|
Comunicarse entre departamentos
Comunicar fechas inscripción.
revisar procedimiento inscripción
acceso al SGC
|
|
Faltó integrar copia de pago oficial (hoja rosa) al expediente
|
Jefatura servicios escolares
|
integrar información faltante
revisar registros en expediente
|
Dar instrucciones al personal
Gestionar procedimiento inscripción
|
|
Detección de alumnos inscritos y no está en la lista de aceptados
|
Jefaturas Deptos.: Desarrollo Académico y Servicios Escolares
|
Análisis de causas
hacer corrección
Presentar evidencia proceso de inscripción alumno.
|
corrección
Revisar procedimiento inscripción
Solicitar información escolar
|
|
No hay evidencia de entrega de reglamento de alumnos y acreditación.
|
Jefatura Depto. Servicios Escolares
|
Análisis de procedimiento inscripción
Evidencia de entrega reglamento alumnos
|
Dar instrucciones al personal
Gestionar procedimiento inscripción
|
|
Encontrar asignación de carga académica-horario de alumno, diferente a la registrada en el SII
|
Jefaturas Deptos.: Desarrollo Académico y servicios escolares
|
hacer corrección
verificar registros
|
Revisar procedimiento inscripción
Acceso al SGC
Corrección
validar inscripción
|
|
Se detectó alumno inscrito que no está seleccionado de acuerdo al resultado de examen de selección
|
Jefaturas Deptos.: Desarrollo Académico y Servicios Escolares
|
-Revisar proceso
-análisis de causa
-presentar evidencia del proceso inscripción de alumno
|
Análisis de causas
checar información
revisar procedimiento
|
|
No tienen lista de aspirantes no aceptados
|
Jefatura servicios escolares
|
Análisis de causa
solicitar lista
actualizar registros
|
solicitar información
actualizar información
hacer respetar lineamentos
gestionar procedimiento inscripción
|
|
No esta actualizado el libro de registro de números de control asignados a los estudiantes.
|
Jefatura servicios escolares
|
Actualizar registros en libro
presentar evidencia
|
Corrección
validar inscripción
Dar instrucciones a personal de servicios escolares
|
|
No se regresan documentos entregados por aspirantes a ser alumnos del IT y que no fueron aceptados
|
|
Jefatura servicios escolares
|
Análisis de causa
Revisar procedimiento
Programar entregar documentos
|
Análisis de causa
Entregar documentos
presentar evidencias
aplicar reglamento y cumplir y hacer cumplir procedimiento inscripción
|
4.3.23 Determinación de los requisitos para los productos y servicios en la fase de Reinscripción de estudiantes.
|
Requisito incumplido
|
Responsable
de atender
|
Controles
(Tratamiento)
|
Autoridad
|
|
No evidencia del reporte de aprobación y reprobación en áreas académicas
|
Jefatura de Servicios Escolares
|
Elaborar reporte
Evidencia de enviado y recibido
|
Solicitar información
hacer correcciones
aplicar reglamentos
|
|
Evidencia de elaboración de necesidades de alumnos en áreas académicas
|
Coordinaciones de carreras
|
Presentar evidencia de necesidades alumnos entregada
|
planear reinscripciones
solicitar información
consultar información
|
|
Horarios con asignación de aulas diferente a donde se imparten la clase
|
Jefaturas académicas
|
analizar causa
entregar asignación de aulas por carrera
|
hacer correcciones
asignar y firmar horarios
asignar actividades académicas y aulas
|
|
No está claro la verificación y ajuste de paquetes de materias por semestre
|
Coordinaciones de carreras
|
Aclarar verificación y ajuste de paquete de materias por semestre
|
programar horarios de alumnos y hacer propuestas de necesidades
|
|
No presentar evidencia de relación estudiantes a bloquear por adeudos en el semestre anterior.
|
Jefatura División de Estudios Profesionales
|
Presentar información de alumnos que solicitó y que serían bloqueados
|
acceso a información docente y de alumnos
Comunicarse entre deptos.
|
|
El responsable del SII no presenta evidencia de Lista de estudiantes que serán bloqueados en el SII
|
Jefatura de Servicios Escolares y centro de información
|
Presentar solicitud de servicio y lista de estudiantes
|
Hacer y solicitar cambios de programación
corregir información
|
|
No presentar “Lineamiento para la evaluación y Acreditación de Asignaturas versión vigente
|
Jefatura División de Estudios Profesionales
|
Solicitar y presentar lineamiento
|
hacer cumplir reglamentos
|
|
La fecha de publicación del orden de reinscripción no se publicó al menos 5 días hábiles antes de las fechas programadas para la reinscripción
|
Jefatura: División de Estudios Profesionales y Servicios escolares
|
Analizar causa
revisar procedimiento
dar seguimiento de acción
|
Gestión del procedimiento de reinscripción.
|
4. 3. 24 Fase de planificación del diseño y desarrollo en la creación de materias de especialidades.
|
Requisito incumplido
|
Responsable
de atender
|
Controles
(Tratamiento)
|
Autoridad
|
|
No se presenta diagnóstico de la región y de las capacidades del ITNL ni de la opinión del Consejo Institucional de Vinculación.
|
Subdirección de Planeación y Vinculación
Depto. planeación
|
Diseñar y realizar el diagnóstico de la región y de las capacidades de la región
|
Gestionar información para diagnóstico.
comunicarse con subdirección académica
Tomar decisiones de la subdirección.
|
|
Presenta diagnóstico de la región y no contiene aspectos que se enlistan en el 4.2.1 del procedimiento para la creación de especialidades y de los Lineamientos Académicos-Administrativos del TECNM, versión octubre de 2015
|
Subdirección de Planeación y Vinculación
Depto. planeación
|
Elaborar diagnóstico de acuerdo a lineamientos para elaborar especialidades
|
Gestionar información para diagnóstico.
comunicarse con subdirección académica
Comunicarse con Planeación TNM
|
|
No definir la temporalidad de las asignaturas que integran la especialidad
|
Jefatura Departamentos Académicos.
Las academias
|
Reunión jefaturas con academias.
corrección
Emitir y gestionar temporalidad
|
Gestionar actividades del procedimiento.
Planear vigencia de especialidades de carrera
|
4.3.25 Fase de creación y actualización de información documentada en elaboración y control de Documentos
|
Requisito incumplido
|
Responsable
de atender
|
Controles
(Tratamiento)
|
Autoridad
|
|
El código de identificación del documento es diferente al número de caracteres que marca el procedimiento
|
RD y Depto. involucrado
|
Análisis de causa
Corrección
|
Elaborar documentos en SGC
Proponer modificar procedimientos
|
|
Se detectó desconocimiento del procedimiento por personal del área
|
RD y depto. involucrado
|
Análisis de causa
Impartir capacitación en Depto.
|
Proponer cursos capacitación
|
|
Utilizaren el SGC un documento no autorizado (registrado, o de versión diferente.
|
RD y depto. involucrado
|
Corregir
Comunicar con deptos. SGC
|
Revisar uso de documentos del sgc
Hacer cambios en SGC
|
|
Falta claridad en Alcance y Campo de Aplicación del documento no Describe a quién y en qué casos aplica el documento.
|
RD y depto. involucrado
|
Reunión con departamento
Análisis de causa
Corregir.
Comunicar a departamentos
|
Proponer cambios
Analizar documento
Acceso a sgc y procedimientos
|
|
El personal involucrado en la elaboración, revisión, aprobación, actualización y control en general de Documentos del SGC desconoce el procedimiento de control de documentos.
|
RD y depto. involucrado
|
Capacitar personal del área
Corregir
Dar seguimiento acciones
|
Proponer cursos capacitación
Proponer cambios en documentos
|
|
Cuando se crea o actualiza cualquier documento del sistema de gestión de la calidad no se asegura que Identificación y descripción se apegue a lo establecido en el procedimiento de control de documentos
|
RD
|
Analizar causa
Análisis de procedimiento de control de documentos
Revisión de registros del área
|
Proponer cursos capacitación
Revisar información
Dar seguimiento actividades correctivas
|
|
Se encuentra que los datos del encabezado que identifican los procedimientos no son completos de acuerdo al procedimiento de control de documentos.
|
RD y depto. involucrado
|
Corrección
Presentar evidencia de correcciones
Análisis en departamento el procedimiento
|
Hacer cambios en docts.
Proponer cursos de capacitación
|
4.3.26 Actividades en la fase estratégica de control de registros.
|
Requisito incumplido
|
Responsable
de atender
|
Controles
(Tratamiento)
|
Autoridad
|
|
No se asegura el adecuado resguardo, conservación, fácil recuperación, y las condiciones para los registros
|
Jefatura departamento Responsable de resguardo
|
Análisis de causa
Corregir y actualizar registros
Seguimiento acciones correctivas
|
resguardo de registros
proponer cambios
|
|
Se encuentra que los registros no se encuentran en buen estado; contienen borrones o enmendaduras
|
Jefatura departamento Responsable de resguardo
|
Análisis de causa
Corregir y actualizar registros
Seguimiento acciones correctivas
|
resguardo de registros
proponer cambios
|
4.3.27 Fase para determinar los Riesgos y oportunidades que es necesario abordar.
|
Requisito incumplido
|
Responsable
de atender
|
Controles
(Tratamiento)
|
Autoridad
|
|
No sigue la metodología para la gestión de riesgos
|
RD CIC
|
Revisar, aplicar procedimiento
Hacer corrección, determinar riesgos, establecer impacto y presenta al CIC.
|
Proponer cambios en SGC.
Hacer correcciones
Efectuar cambios
|
|
No incluir todos los factores requeridos por la norma para la clasificación de riesgos y oportunidades, Para relacionar con las partes interesadas. Resp. RD.
|
RD
|
Analizar causas
Checar factores en norma
|
Determinar riesgos y oportunidades.
Proponer requisitos pertinentes de partes interesadas
|
|
No se determinan el impacto de los factores de riesgo, y no muestra evidencia de conocimiento del contexto para abordar riesgos y oportunidades. CIC y RXD
|
RD Y CIC
|
Determinar riesgos y acciones para abordar riesgos
|
Clasificar niveles de Impacto
-Información del contexto
Presentar información para abordar
|
|
No está actualizada la determinación de partes interesadas pertinentes, ni sus requisitos pertinentes.
|
CIC y RD.
|
Reunión con CIC
En junta de trabajo actualizar determinación de partes interesadas pertinentes
|
Actualizar información
Hacer cambios en SGC
|
|
Omitir en la RxD el análisis de que el SGC se encuentra alcanzando los resultados previstos para este.
|
RD
|
Aclarar análisis de resultados en RxD
|
Presentar en RXD análisis de información.
Actualizar información
|
|
En la revisión por la dirección no se consideró el logro de la eficacia comprometida en la columna de eficacia del formato de Requisitos pertinentes de las partes interesadas pertinentes REG-4200-02
|
RD
|
Análisis de causa
Corregir registro
Utilizar columna de eficacia
Dar seguimiento en RXD.
|
Proponer cambios en SGC.
Hacer correcciones
Efectuar cambio
|
|
No se presentó como evidencia la minuta revisión por la dirección y el seguimiento a los compromisos contraídos
|
RD
|
Corregir y actualizar datos
Elaborar minuta de RXD
|
Recabar información de resultados del SGC
Elaborar minutas
|
|
Faltar conclusiones en conceptos que por norma se ven en la revisión por la dirección
|
RD
|
En reunión con CIC explicar los puntos de Norma de RXD ISO9001:2015
|
Actualizar información
Efectuar cambios en SGC
|
4.3.28 Fase de Acciones Correctivas en atención a No Conformidades
|
Requisito incumplido
|
Responsable
de atender
|
Controles
(Tratamiento)
|
Autoridad
|
|
No se toman acciones para controlar, corregir las quejas
|
Coordinador de quejas
RD
|
Comunicar coordinador
Comunicar responsables atender quejas
Seguimiento atención a quejas
|
Gestionar atención de quejas.
Comunicarse con
|
|
No tener evidencia de análisis de las causa para eliminar las NC y quejas de los clientes, para indicar que NC requieren acciones no correctivas
|
RD
|
Análisis de causa
Checar procedimiento
Comunicar subdirectores
|
Gestionar Atención quejas
Atender procedimiento
Comunicar a involucrados cambios
|
|
se encontró incumplimiento del procedimiento acciones correcti--vas PRO-1022-01para el tratamiento de NCs.
|
Responsable del procedimiento
|
-Hacer Corrección
Checar procedimiento
-Aplicar procedimiento
Comunicar acciones a todos los responsables de procedimientos SGC
|
-Emprender acciones en SGC (seguimiento AC)
-Reunión con auditores internos
-Comunicar cambios SGC
|
|
No se detectó metodología o herramientas de la calidad para la determinación de las causas, para la Implementación de las acciones correctivas
|
Integrantes del CIC dueño del procedimiento
|
En reunión RXD definir aplicar metodología para análisis de causas
|
Tomar decisiones y hacer cambios en SGC
|
|
No se detecta programa para atender NC, el cumplimiento de las acciones correctivas permanentes y disponer de la evidencia del cumplimiento al mismo
|
Responsable del ´procedimiento
|
Elaborar programa acts.
Planear actividades del SGC
|
Tomar decisiones y hacer cambios en SGC
Proponer cambios en SGC,
Seguimiento en cumplir AC.
|
|
Falta claridad en el seguimiento del resultado de acciones correctivas, para evaluar la eficacia.
|
Auditor líder y RD
|
Corrección
Evaluar acciones correctivas
Elaborar plan de Seguimiento de AC
Comunicar plan de AC
|
Hacer acciones del SGC
Comunicar y proponer al CIC para autorizar AC.
|
|
Se detectó incumplimiento en los tiempos establecidos para cumplimiento de las acciones correctivas establecidas.
|
Responsable, jefe de área y/operador del procedimiento
|
Elaborar plan de AC
Comunicar con CIC ACs.
Seguimiento de acciones correctivas
|
Seguir y evaluar accione correctivas
Proponer cambio de procedimiento de ACs.
|
4.3.29 Fase de comunicación con el cliente en la atención a quejas
|
Requisito incumplido
|
Responsable
de atender
|
Controles
(Tratamiento)
|
Autoridad
|
|
No atender Quejas y/o sugerencias que son presentadas de manera escrita y/o verbal.
|
Área responsable de la queja y coordinadora para atender quejas.
|
Atender las Quejas y Sugerencias de estudiantes Atender sugerencias de partes interesadas.
|
Atender quejas
análisis de causa
Gestionar procedimiento
Proponer cambios e informar
|
|
Atender las Quejas y Sugerencias en un plazo no mayor a 10 días hábiles
|
Coordinador de Quejas y Sugerencias, y
Subdirecciones
|
Atender por escrito la contestación a dicha queja
|
Contestar quejas
Análisis de causas quejas que se repiten
|
4.3.30 Fase de la satisfacción del cliente en las auditorías de servicio
|
Auditoría de servicio no realizada en tiempos programados y establecidos en procedimiento
|
Auditor Líder del y RD del SGC del ITNL
|
Corrección
Actualizar información
Programar auditorias de servicio
hacer Auditoría
Gestionar procedimiento
Hacer informes
|
Cumplir procedimiento de auditorías de servicio.
Proponer cambios.
|
|
No realizar la planeación y la ejecución de dos Auditorías de servicio durante el año
|
Representante de la Dirección en el SGC.,
Y Auditor Líder
|
Realizar planeación
realizar Auditorías
hacer corrección
Análisis de causas
seguimiento de acciones según resultados
|
Planear el método y la fecha de auditoría,
Seleccionar los auditores
Llevar a cabo auditorias de servicio.
comunicar resultados
|
|
La Información sobre los resultados obtenidos en el proceso de aplicación de Auditorías de Servicios a la Coordinación del SGC, no se hace en tiempo indicado en procedimiento.
|
Auditor Líder del SGC del ITNL
|
Realizar análisis de resultados de las encuestas de servicio.
Elaborar informe áreas auditadas.
Entregar informe en tiempo
análisis de causa
|
Aplicar Auditorías
Revisar y concentrar resultados de encuestas
dar seguimiento de acciones
|
|
incumplimiento en tomar acciones sin demora para eliminar las no conformidades (aplicar correcciones) detectadas y sus causas (acciones correctivas
|
Personal a cargo de procedimientos o procesos donde se detecten no conformidades
|
-Documentar las observaciones y No Conformidades detectadas durante la auditoría.
- Informar los resultados de auditoria que está desarrollando
-Verificar la efectividad de las acciones correctivas tomadas.
-Recopilar evidencias
Análisis de causa
|
Tomar acciones sin demora,
Hacer correcciones
Eliminar las eliminar las no conformidades.
Eliminar las causas que provoquen NC.
Implementar acciones correctivas
|
4.3.31 Procedimiento de auditoría interna en la fase de Evaluación del desempeño
|
Requisito incumplido
|
Responsable
de atender
|
Controles
(Tratamiento)
|
Autoridad
|
|
Falta información de haber realizado Auditoría Interna en un período, según lo programado
|
Representante de la Dirección en el SGC
|
Analizar causas
programar auditoría
Entregar informes
|
Gestionar procedimiento de Auditorías internas.
Participar en Revisión por la dirección.
Programar auditorías
|
|
se excluyó la evaluación de proceso en el año
|
Representante de la Dirección en el SGC
|
-Hacer corrección
-Dar seguimiento al Programa de Auditorías internas mediante registros indicados.
-Elaborar plan de auditoría incluyendo en alcance el proceso faltante por auditar
-Asignar auditores,
|
Gestionar procedimiento de Auditorías internas.
Proponer cambios en SGC
|
|
No se Asegurar que se toman acciones correctivas sin demora para eliminar las no conformidades (aplicar correcciones) detectadas y sus causas.
|
Personal a cargo de las áreas en las que se detecten no conformidades.
|
Documentar las observaciones y no conformidades detectadas durante la auditoría.
Informar los resultados de auditoria que está desarrollando.
- Verificar la efectividad de las acciones correctivas tomadas.
Recopilar los documentos que presentan la evidencia objetiva de las observaciones y no conformidades detectadas.
|
Gestionar procedimiento o proceso asignado
|
|
No existe evaluación de auditores
|
RD
|
Análisis de causas
Hacer corrección y actualizar información
Evaluar auditores
|
Gestionar procedimiento de Auditoría interna.
Proponer cambios
|
|
No se asegura que los auditores evalúen el estado en que se encuentra la atención a las no conformidades.
|
RD
|
Preparar información de NC.
|
Gestionar procedimiento de Auditoría interna.
Dar seguimiento a no conformidades
|
4.3.32 Revisión por la Dirección en la fase de evaluación del desempeño
|
Requisito incumplido
|
Responsable
de atender
|
Controles
(Tratamiento)
|
Autoridad
|
|
Faltó realizar revisión por la dirección en período establecido
|
RD del SGC
|
Realizar revisión por la Dirección
Concentrar información y analizar
|
Proponer fechas para RXD.
Elaborar RXD
proponer cambios
solicitar información
Dar seguimiento de acciones
|
|
Falta de información de encuestas de servicio
|
Representante de la Dirección en el SGC y Controlador de Documentos del SGC del ITNL
|
Localizar encuestas
Asegurar resguardo de registros
Generar información para su análisis
Análisis de causa
|
Gestionar procedimiento de auditorías de servicio.
Proponer cambios
|
4.4 Verificación de No conformidades:
4.4.1 Para desviaciones que no requieran de aplicación del procedimiento de Acciones correctivas, la verificación dada por parte de la persona que Representa a la Dirección es suficiente.
4.4.2 La verificación de No conformidades que requieran de Plan de Acciones correctivas, debe darse por parte de Auditores Internos ya sea durante auditoría programada o a solicitud del responsable de la implementación de acciones correctivas, en auditoría de seguimiento específicamente convocada por la persona que Representa a la Dirección para este fin.
