Establecer el control de la Información Documentada del Sistema de Gestión de la Calidad en todas las áreas involucradas del Instituto Tecnológico de Campeche.

ALCANCE

Aplica a todas las áreas que controlan Información Documentada del Sistema de Gestión de la Calidad del Instituto Tecnológico de Campeche

POLÍTICAS DE OPERACIÓN

2.1 Se considera controlar la información documentada del Sistema de Gestión de la Calidad vigente, disponible en la plataforma que contiene nuestro sistema de gestión de la calidad y vinculada desde nuestra página web institucional, tanto para consulta como para impresión. Asimismo, cada jefe de área deberá mantener y conservar la información documentada requerida por la norma y por el/los proceso/s en el/los que participa. (Alcance, política de la calidad y objetivos de la calidad, así como el o los procedimientos de las actividades del proceso que realiza, impresos y firmados por quienes corresponde). Quedando bajo su responsabilidad asegurarse de la vigencia de la revisión.

2.2 Cada Jefe/a de Área notificará al/la Subdirector/a correspondiente los cambios y modificaciones que se haga a la información documentada controlada de acuerdo con las necesidades operativas de éstos o por actualizaciones de requisitos legales y reglamentarios emitidos en la normatividad vigente. Aplicando propuestas de cambio. (véase VID-7532-01) y la Tabla de asignación de códigos ITC-CA-IDC-001-A01. 

2.3 Toda propuesta será revisada en cuanto a la conveniencia y adecuación por el/la Administrador/a del sistema al recibir solicitud de propuesta (emitida vía correo electrónico de manera automática desde la plataforma al haber sido generada), deberá revisar la conveniencia y adecuación, disponiendo de las siguientes alternativas:

2.3.1.1. Aprueba el cambio o incorporación de documento que por su naturaleza no requiere de más modificaciones salvo que al confirmar la emisión de la nueva versión se vincule al resto de la documentación del Sistema de Gestión de la Calidad:

a) A cualquier componente del sistema de gestión de la calidad (véase VID-7532-01).

b) A proceso (véase VID-7532-01).

c) A un procedimiento o instructivo de trabajo (véase VID-7532-01). 

2.3.1.2. Aprueba el cambio o incorporación de documento que, por su naturaleza, requiere de dos o más modificaciones en el resto de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad, procediendo como se establece en el punto 2.3.1.1 del presente documento, solo que, en este caso, además deberá generar las propuestas necesarias en los documentos que requieran de los cambios para asegurar la integridad del Sistema de Gestión de la Calidad conforme se describe en el punto 2.2

2.3.1.3. Rechaza propuesta de cambio conforme el Video del Usuario para Propuestas de cambio (véase VID-7532-01), debiendo dejar claramente establecidas las razones que justifican la negativa al cambio o incorporación del documento propuesto.

NOTA: El/la Administrador/a del sistema debe revisar con regularidad el estado en que se encuentran las propuestas de cambio para promover la publicación expedita de los cambios requeridos.

2.4. Elaboración de documentos:

2.4.1. La/el administrador del sistema es la única persona que puede realizar cambios o incorporación de documentos a:

a) Cualquier página del Sistema de Gestión de la Calidad, conforme se describe en Video del Administrador para dar de alta Requisitos (véase VID-7532-06);

NOTA: Para estas páginas no hay posibilidad de incorporación, solo actualización.

b) Cualquier proceso, incluidos la determinación y/o mapas, conforme se describe en el Video del Administrador para dar de alta Procesos (véase VID-7532-05).

c) Cualquier documento de origen externo, conforme se describe en el Video del Administrador para dar de alta Listas de Documentos (véase VID-7532-07);

d) Cualquier referencia a registros contenidos en la lista maestra de control de registros (REG-7532-04) conforme se describe en el Video del Administrador para dar de alta Listas de Documentos (véase VID-7532-07), así como en los formatos que aplique

2.4.2. Cualquier procedimiento que corresponda a la gestión del Sistema de Gestión de la Calidad (Gestión de riesgos, dirección, planeación, evaluación del desempeño, auditoría interna y mejora, conforme se describe en el Video del Administrador para dar de alta Listas de Documentos (véase VID-7532-07).

2.4.3 El Administrador del SGC otorga privilegios para que las personas de los diferentes departamentos dispongan de usuario y contraseña, así como atributos para:

a) la elaboración de documentos conforme se describe en el Video del Administrador para dar de alta Listas de Documentos (véase VID-7532-07);

b) la revisión de los documentos (que deber ser el responsable del documento emitido) conforme se describe en el Video del Administrador para dar de alta Listas de Documentos (VID-7532-07)

c) la aprobación de documentos (que deber ser el líder de proceso) conforme se describe en el Video del Administrador para dar de alta Listas de Documentos (véase VID-7532-07);

NOTA: Los documentos en formato editable emitidos por el solicitante deberán copiarse en procesadores de texto previo a la incorporación dentro de la plataforma.

2.4.3.1. Se deberán apegar al Instructivo de Trabajo ITC-CA-IT-01 para Elaborar Procedimientos.

2.5 La/el Administrador del sistema debe asegurarse de:

2.5.1 Actualización e identificación de los cambios: que la Lista maestra de control de información documentada mantenida (REG-7532-02) presenta el estado de revisión actual de los documentos.

NOTA: La plataforma conserva versiones obsoletas del original de la documentación en carpeta identificada de esta manera el respaldo de éstas permanente.

2.5.2 Disponibilidad y acceso a la información: Que el personal dispone de acceso a la plataforma.

2.5.3 Que los documentos de origen externo se encuentran identificados conforme se describe en el Video del Administrador para dar de alta Listas de Documentos (véase VID-7532-07).

NOTA: Durante la fase del diseño del Sistema de Gestión de la Calidad nos asistimos mediante el Procedimiento de Asistencia para el diseño de SGC Electrónicos (PRO-8320-01) facilitado por el proveedor de la plataforma, por lo que en caso de dudas en el presente documento se puede consultar el procedimiento (PRO-8320-01) o bien consultarles mediante cuenta de correo electrónico dirección@arielmendieta.com.mx.

2.6 En el caso de la Información Documentada electrónicas generadas por el Sistema Integral de Información (SII) del Instituto Tecnológico de Campeche, el/la jefe/a de área solicitará los cambios y/o actualizaciones, al/la subdirector/a correspondiente para hacer la petición al/la administrador/a del sistema mencionado.

2.7 La información documentada del SGC entrará en vigor cuando sea liberado el sistema informático en la página web, dándose a conocer a los involucrados por medio de una circular.

2.8 Ante situaciones de contingencia que impidan el realizar las actividades presenciales, se deberán seguir los protocolos de actuación internos emitidos por la misma institución y/o por cada dueño de proceso. Estos deberán ser comunicados de manera oportuna a todas las partes interesadas.

1.    Descripción del procedimiento