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1 Objetivo
Todas las secciones del procedimiento deben llenarse, en caso de la omisión de alguna de ellas se indicará la frase “No aplica”.
Nota: El logo debe tener marca registrada.
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Referencia a la Norma ISO 9001
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I. Recuadro de identificación.
Este recuadro se colocará como encabezado en todas las páginas del procedimiento. Se integra de los siguientes elementos:
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a. Nombre del documento: El nombre debe iniciar con la palabra: Procedimiento para…; o Instructivo de trabajo…; Para un formato o registro: debe anotarse el nombre literal del documento (Ejemplo: Programa anual de auditorías de servicios), según corresponda.
b) Código: Es la secuencia de literales y números asignados consecutivamente. Su integración se especifica en el Procedimiento para Mantener información Documentada (Ver Anexo 1 Tabla de Asignación de Códigos ITC-CA-IDC-01-A01).
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c. Revisión: Se escribirá a partir de la primera revisión anotar “1”, “2” para la segunda y así sucesivamente.
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d. Página: Se anotará el número consecutivo de las hojas utilizadas en el procedimiento, así como el número total de éstas.
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e. Referencia a la Norma ISO 9001 VIGENTE: Únicamente se anotará esta leyenda para los procedimientos inmersos en la documentación asociada al Sistema de Gestión de la Calidad.
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ll. Recuadro de control de emisión:
Este recuadro se situará únicamente al pie de la primera hoja del procedimiento, no tiene numeral. Se compone de los siguientes apartados:
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a. Elaboró: Será la persona (o personas) que haya (n) elaborado el procedimiento, jefe(a) de oficina, jefe(a) de departamento, subdirector/a o el/la Coordinador/a de Sistema de Gestión.
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b. Revisó: Serán los/las subdirectores(as) donde se haya elaborado el procedimiento.
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c. Autorizó: Es la persona que aprueba y autoriza el procedimiento, (Subdirector/a de área o Director/a).
Es la condición o resultado cuantificable que debe ser alcanzado y mantenido, con la aplicación del procedimiento, y que refleja el valor o beneficio que obtiene el usuario. El objetivo debe redactarse en forma breve y concisa; especificará los resultados o condiciones que se desean lograr, iniciará con un verbo en infinitivo y, en lo posible, se evitará utilizar gerundios y adjetivos calificativos.
2 Alcance y Campo de Aplicación
2. Alcance y Campo de Aplicación
En este apartado se describe brevemente el área o campo de aplicación del procedimiento; es decir, a quiénes afecta o qué límites o influencia tiene.
2.1 Aquí se registra el compendio de políticas aplicables al procedimiento, conforme a la secuencia lógica de las etapas de este. Es decir, aquellas disposiciones internas que:
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Tienen como propósito regular la interacción entre los individuos en una organización y las actividades de una unidad responsable.
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Marcan responsabilidades y límites generales y específicos, dentro de los cuales se realizan legítimamente las actividades en distintas áreas de acción.
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Se aplican a todas las situaciones similares.
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Dan orientaciones claras hacia donde deben dirigirse todas las actividades de un mismo tipo.
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Facilitan la toma de decisiones en actividades rutinarias.
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Describen lo que la dirección desea que se haga en cada situación definida.
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Se aplica al 90-95 % de los casos. Las excepciones sólo podrán ser autorizadas por alguien de un nivel inmediato superior.
2.2 Las políticas de operación deberán redactarse en tiempo futuro del modo imperativo.
En su presentación, las políticas deberán presentarse con el formato ·”2. número”; en donde, el dígito 2 corresponde al apartado POLÍTICAS DE OPERACIÓN, y el que se ubica a la derecha del punto, será la secuencia de las políticas descritas para el procedimiento, comenzando con 1. (Ej. 2.1)
Diagrama del procedimiento
Es la representación gráfica de la secuencia de las etapas y de los órganos o puestos que intervienen en el procedimiento.
El diagrama de flujo que se utilizará es el llamado “de bloque”, pues permite tener la visión global de los participantes en el procedimiento y se compone de tantas columnas, como órganos o puestos que intervienen en el procedimiento.
Los símbolos básicos y el contenido de cada representación a utilizar en el diagrama son:
3 Referencias
4 Desarrollo
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4.1.1 Son las partes en que se divide el procedimiento, y cada una de ellas integra un conjunto afín de actividades.
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4.1.2 El número de secuencia de la etapa deberá coincidir con la numeración de la secuencia plasmada en el diagrama del procedimiento.
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4.1.3 La redacción de la etapa iniciará con un verbo conjugado en el tiempo presente de la tercera persona del singular.
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4.2.1 Es la descripción detallada de las actividades; de manera tal que permita al personal comprenderlas, seguirlas y aplicarlas, aun cuando sea de recién ingreso al área.
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4.2.2 El número con que se registrará cada actividad, estará compuesto por el dígito de la etapa correspondiente, seguido de un punto, y a la derecha de éste, del número consecutivo respectivo.
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4.2.3 La redacción de la actividad, iniciará con un verbo conjugado en el tiempo presente de la tercera persona del singular.
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4.2.4 Condicionales y decisiones: Cuando en el desarrollo del procedimiento se presente una disyuntiva condicionada por diversas situaciones deberá señalarse inmediatamente después de la actividad que dio origen a la disyuntiva la expresión subrayada: señalar: "Sí procede", de igual forma, con la continuación de la secuencia de actividades que precisara la procedencia. "No procede". Una vez concluida la anterior descripción de la secuencia de actividades, deberá considerarse en la redacción de las actividades, los elementos necesarios para su realización; así como los productos que se generen.
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4.3.1 Se refiere a los órganos o puestos de la estructura autorizada responsables de la ejecución y cumplimiento de las actividades del procedimiento.
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4.3.2 En el caso del personal operativo habrá de señalarse el nombre del puesto por funciones reales desempeñadas: analista, secretaria, mensajero, etcétera; y no por el nombre de la plaza: coordinador de técnicos, secretaria ejecutiva, etcétera.
- NOTA: A partir del punto 5 sólo quedará en el documento original impreso que guardará cada área responsable.
5. Documentos de referencia
Anotar qué documentos se requieren al utilizar el procedimiento, para tener un mejor entendimiento o completar su ejecución. Si es que aplican.
Se deben relacionar los formatos o bien los documentos que sirven de evidencia de que el procedimiento está siendo aplicado, evidenciando su aplicación, interpretación y uso.
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a. Registro: Anotar el nombre del documento utilizado en las actividades del procedimiento.
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b. Tiempo de retención: Anotar el tiempo que debe conservarse como evidencia, verificando con el área de trámites y coordinación de acreditación de carreras.
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c. Responsable de conservarlo: Anotar el nombre del área o departamento responsable de mantener los registros como evidencia de la operación del procedimiento.
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d. Código de registro: Es el código asignado al formato que va anexo al procedimiento o bien el código que tiene el documento en caso de no ser formato.
Se describirán los conceptos necesarios para la comprensión y operación del procedimiento. Para lo cual se anotarán el término y su definición.
7. Cambios a esta versión
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a. Número de revisión: Se anotará el número (arábigo) correspondiente a la revisión del documento.
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b. Fecha de la actualización: Es la fecha en la cual se modificó el procedimiento.
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c. Descripción del cambio: Se mencionarán en forma breve las razones que motivaron el cambio de revisión del procedimiento.
El documento deberá presentarse con las siguientes características:
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