TECNOLÓGICO NACIONAL DE MÉXICO

CAMPUS OAXACA

Sistema de Gestión de la Calidad

Documento Interno

Logo

TECNOLÓGICO NACIONAL DE MÉXICO

CAMPUS OAXACA

Fecha de elaboración:

18-06-2020

Procedimiento

Gestión de riesgos (Incluída la Revisión por la Dirección)

Código:

PRO-6110-01

Revisión:

1

1 Objetivo

Describir la metodología para la revisión por la dirección, incluida la determinación, el análisis, la atención de los riesgos y oportunidades, así como el seguimiento de la eficacia de las acciones para abordarlos.


2 Alcance y Campo de Aplicación

2.1 Aplica a los resultados alcanzados por el Tecnológico Nacional de México Campus Oaxaca incluido el contexto externo e interno que prevalece en nuestro quehacer.

2.2 Aplica a la Alta Dirección del Tecnológico Nacional de México Campus Oaxaca. 


3 Referencias

3.1 Mapa del Proceso Estratégico (SGC-4400-70).

3.2 Requisito 4.1 del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC-4400-02)

3.3 Requisito 4.2 del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC-4400-03)

3.4 Requisito 4.3 del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC-4400-04)

3.5 Requisito 4.4.1 del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC-4400-05)

3.6 Requisito 5.2.1 del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC-4400-09)

3.7 Requisito 6.1.1 del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC-4400-12)

3.8 Requisito 6.1.2 del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC-4400-13)

3.9 Requisito 9.3.1 del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC-4400-61)

3.10 Requisito 9.3.2 del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC-4400-62)

3.11 Requisito 9.3.3 del Sistema de Gestión de la Calidad (SGC-4400-63)


4 Desarrollo

4.1 Análisis del contexto y determinación de riesgos y oportunidades.

La persona Responsable del SGC solicita a los miembros de la Alta dirección para que prepare cada uno de ellos el boceto de la actualización de los riesgos y oportunidades y las partes interesadas en el formato (Ver REG-4100-01) clasificando los factores externos (legal, tecnológico, competitivo, mercado, cultural, social y económico) y los internos (valores cultura, conocimiento y desempeño), relacionando con las partes interesadas que identifica relacionada cada factor.

NOTA: Cada uno de los miembros de la Alta dirección revisa los factores identificados en el periodo previo registrados en (Ver REG-4100-01) y determina aquellos que han desaparecido o que se mantienen. Así misma toma en cuenta si es necesario considerar algún nuevo factor si fuera necesario destacar riesgos u oportunidades nuevos. Siendo importante destacar la posibilidad de ajustar la descripción de los factores o las partes interesadas relacionadas.

4.2 Determinación de partes interesadas y sus requisitos pertinentes.

La persona Responsable del SGC convoca a los miembros de la Alta Dirección para validar la información y coordina la determinación de la pertinencia de las Partes interesadas.

4.2.1 Durante reunión presenta en pantalla la más reciente versión del análisis del contexto en el formato(Ver REG-4100-01) y en conjunto, por juicio, los participantes determinan aquellos factores que hubieran desaparecido, los que se mantienen y en su caso los nuevos factores que hubieran aparecido (tanto oportunidades y riesgos) siendo importante tener presente la importancia de identificar mediante número cada uno de ellos. 

4.2.2 Si durante la revisión se identifica la necesidad por parte del grupo, se puede completar o ajustar la redacción de la descripción de los factores de riesgo u oportunidad y la determinación de partes interesadas, así como el número correspondiente a cada factor, privilegiando secuencia primero de riesgos y posteriormente de las oportunidades. Acordando la actualización del análisis del contexto y formalizando en el formato REG-4100-01.

NOTA: Es importante destacar que la numeración deberá actualizarse por lo que de la numeración inicial algunos números desapareceran sin posibilidad de volver a retomar dando continuidad a la numeración constantemente. 

4.2.3 Conforme al resultado de la actualización del análisis contenido en el REG-4100-01, se deberá identificar la relación de partes interesada, la frecuencia con la que aparece cada una de las partes interesadas y la frecuencia con la que aparece cada parte interesada, tomando en cuenta los factores en los que se identifica su contribución.

4.2.4 El grupo acuerda y asegura registro en el formato (Ver REG-4200-01) las partes interesadas y la frecuencia con la que aparece cada una de ellas, destacando aquellas que consideramos serán pertinentes por su impacto y contribución al resultado previsto de nuestro sistema de gestión de la calidad.

4.2.5 El grupo determina en base al juicio y haciendo prevalecer el principio de gestión de las relaciones: 

4.2.5.1 Las partes interesadas relacionadas con cada uno de los factores de riesgo u oportunidad en el registro (Ver REG-4200-02 )determinando claramente los factores que pueden ser mitigados al otorgar beneficio y los que no se prevé atender.

4.2.5.2 Del análisis de las necesidades y expectativas que las partes interesadas pueden propiciar un mutuo beneficio aquellos que nos comprometemos y en consecuencia se identifiquen como requisitos comprometidos para beneficiar a la parte interesada en cuestión determinando y registrando en el formato (Ver REG-4200-02):

a) Si consideramos necesario informar a la parte interesada el compromiso que estamos adquiriendo con ésta y el medio en el que se pretende dar a conocer, siendo posible el hecho de no prever comunicar, esperando que la parte interesada perciba el beneficio sin dar a conocer explícitamente los beneficios que se pretende otorgarle;

b) Las acciones que pretendemos ejercer para cumplir los requisitos pertinentes que se hubieran determinado como pertinentes, así como el proceso en el que se aplicarían estas acciones;

c) El resultado que esperamos obtener del otorgamiento del beneficio previsto a la parte interesada al cumplir sus requisitos.

d) La manera de medir la eficacia de las acciones tomadas, que deberán conducir de manera objetiva si se alcanzan los resultados previstos mencionados en el inciso previo.  

NOTA 2: Es importante destacar que los requisitos comprometidos con los Clientes siempre son pertinentes conforme se establece en el requisito 8.2.2 del Sistema de gestión de la Calidad (SGC-4400-34), sin embargo, en caso de que se trate de Clientes potenciales, o bien requisitos no comprometidos con Clientes, pero considerados como pertinentes por la Alta Dirección pueden ser considerados en el análisis.

4.3 Planeación de cambios al SGC para abordar riesgos y oportunidades.

La persona Resposable del SGC se asegura de realizar los ajustes a componentes del sistema de gestión de la calidad, para asegurar que los requisitos comprometidos como pertinentes a las partes interesadas se formalicen, considerando:

4.3.1 Cuando apliquen acciones del más alto impacto modificando, en caso de ser necesario la política de la calidad y los objetivos de la calidad en consecuencia;

4.3.2 Impactos convencionales identificando cambios en los procesos:

a) la determinación de éstos, incluyendo salidas que, como consecuencia del análisis de riesgos y oportunidades, identifiquen la necesidad de incluir aquellas como consecuencia de la planeación de acciones para abordar éstos. En su caso se deberá incorporar entradas. 

b) actividades los mapas de procesos o información documentada que se desprende de los mismos.

NOTA 3: Se podrá considerar en base a principio de Pareto que el 80% de la planificación de las acciones para abordar los riesgos y/u oportunidades pueda concentrarse en aproximadamente el 20% de las partes interesadas identificadas como pertinentes.

NOTA 4: Es importante destacar que los requisitos comprometidos con los Clientes siempre son pertinentes conforme se establece en el requisito 8.2.3.2 del SGC (SGC-4400-36), sin embargo en caso que se trate de Clientes potenciales, o bien requisitos no comprometidos con Clientes, pero considerados como pertinentes por la Dirección pueden ser considerados en el análisis.

4.4 Determinación de la eficacia de las acciones para abordar riesgos y oportunidades.

La persona Responsable del SGC coordina la revisión por la dirección, en la que se analiza principalmente que el sistema de gestión de la calidad se encuentre alcanzando los resultados previstos para éste, que son demostrar nuestra capacidad para proporcionar regularmente productos y servicios que satisfagan los requisitos del cliente y los legales y reglamentarios aplicables, y aspirar a aumentar la satisfacción del cliente a través de la aplicación eficaz del sistema. Considerando específicamente el logro de la eficacia comprometida en la columna de eficacia del formato de Requisitos pertinentes de las partes interesadas pertinentes (Ver REG-4200-02).

4.4.1 Planificada de manera anual conforme se describe en el requisito 9.3.1 del sistema de gestión de la calidad (SGC-4400-61) prepara la información necesaria para la realización de la reunión para la revisión por la dirección, considerando todos y cada uno de los elementos de entrada declarados en el requisito 9.3.2 (SGC-4400-62), preparando boceto de la minuta en el formato (Ver REG-9330-01).

4.4.2 Durante la reunión de la revisión por la dirección se revisa el resumen de la información de cada uno de los conceptos considerados como entradas para la revisión, confirmando o ajustando las conclusiones asociadas a cada concepto, si fuera necesario se deberá disponer de la información que da el sustento al resumen para abundar al respecto.

4.4.2.1 Actualización del contexto: Durante cada revisión por la dirección se deberá identificar los cambios en el contexto actualizando el análisis conforme se establece en el punto 4.1 del presente documento haciendo destacar:

a) Que factores han cambiado en el contexto (determinando como entrada 9.3.2b)

b) Si existe algún efecto en la satisfacción del Cliente y en la retroalimentación de las partes interesadas que hubieran sido beneficiadas al ser identificadas como pertinentes al SGC (registrando en la minuta como entrada (9.3.2c1)

c) La eficacia de las acciones tomadas para abordar riesgos y oportunidades registrando en la minuta como entrada 9.3.2e) considerando particularmente el grado en que se hubiera alcanzado el indicador de eficacia establecido en REG-4200-02 analizando si los riesgos y oportunidades previstos a atender se han reducido, se han mitigado, controlado o incluso eliminado, y en consecuencia si el resultado esperado se logró. 

4.4.3 De las conclusiones registradas en la sección de las entradas, se deberá establecer decisiones que deberán asociarse a acciones específicas con responsables y periodos para su cumplimiento en la sección de Salidas contenidas en el formato Minuta de revisión por la Dirección (Ver REG-9330-01).

4.4.4 Una vez determinadas las salidas y, en consecuencia, compromisos para el siguiente periodo, se deberá concluir sobre cada uno de los conceptos comprometidos en el objetivo de la revisión por la dirección.

4.4.5 La persona Responsable del SGC resguarda la minuta (como registro) debiéndose asegurar del seguimiento a los compromisos adquiridos.

 

CONTROL DE EMISIÓN
Concepto Elaboró Revisó Aprobó
Nombre Huitzili Díaz Jaimes Julio César Villalobos García Fernando Toledo Toledo

Cargo

Jefa de Servicios Escolares - Administradora del SGC Subdirector de Planeación y Vinculación Director
Fecha 18-06-2020 18-06-2020 18-06-2020