Establecer los controles necesarios para la identificación, el almacenamiento, la protección, la recuperación, el tiempo de retención y la disposición de conservar la información documentada (registros de calidad), establecidos en el sistema de gestión de la calidad del Instituto Tecnológico de Campeche.

ALCANCE

Este procedimiento aplica a todos los registros que se deben conservar como información documentada, generados en el SGC en el Instituto Tecnológico de Campeche

POLÍTICAS DE OPERACIÓN

2.1   Identificación: El/La responsable del resguardo de los registros confirma que los registros bajo su custodia se encuentran identificados en la lista maestra de control de registros (REG-7532-04) en el que además se debe establecer si el medio de control es en papel físico o electrónico. De ser necesario, el responsable del resguardo solicita al/la responsable del SGC, vía correo electrónico (previo a la implementación del SGC) o vía propuesta (posterior a la implementación del SGC) conforme se muestra en el Video del Usuario para Propuestas de cambio (véase VID-7532-01), incorporar aquellos que no se encuentren previstos en la lista antes mencionada.

NOTA: Se debe prestar especial cuidado en hacer cumplir aspectos legales en cuanto a condiciones de resguardo y disposición de los registros.

2.2   Incorporación de Registros: El/la administrador/a del sistema asegura la incorporación de todos los registros que emanan de la aplicación del Sistema de Gestión de la Calidad en la lista maestra de control de registros (REG-7532-04), asegurando colectar la información de disposición (ver 2.6 del presente documento) y retención (ver 2.7 del presente documento) de acuerdo a lo que los responsables del resguardo de los registros determinen necesario, conforme se muestra en el Video del Administrador para dar de alta Listas de Documentos (véase VID-7532-07).

Almacenamiento, protección y recuperación

2.3   El personal que debe mostrar evidencia de la conformidad del Sistema de Gestión de la Calidad mantiene a su cargo los registros asegurando su adecuado resguardo, conservación y fácil recuperación, procurando para ello, condiciones ambientales adecuadas para prevenir el daño, deterioro o pérdida de estos.

2.4   Los registros se deben ordenar en cualquiera de las siguientes formas:

a) Cronológico

b) Alfabético

c) Cualquier otro que asegure la fácil recuperación de los mismos.

2.5   Los registros deben conservarse en buen estado durante su manejo, procurando evitar tachones o enmendaduras, en caso de que tenga error y requiera corregirse, se debe realizar una propuesta de cambio conforme se muestra en el Video del Usuario para Propuestas de cambio (véase VID-7532-01).

Retención de los registros

2.6   En la lista maestra de control de registros (REG-7532-04), en la cual se define el tiempo de retención*, dependiendo de las necesidades de cada área, y la revisión vigente, conforme se muestra en el Video del Administrador para dar de alta Listas de Documentos (véase VID-7532-07).

2.7   En caso de que el registro sea de acceso restringido en la lista maestra de control de registros (REG-7532-04) en el campo del responsable del resguardo, indica que puesto tiene acceso a la información contenida en el mismo, además en el campo de archivo tiene la leyenda consultar con el responsable.

2.8   Disposición de los registros: Una vez concluido el tiempo de retención determinado en la lista maestra de control de registros (REG-7532-04), los registros deben disponerse de acuerdo con las siguientes alternativas:

a) Destruir o borrar, dependiendo si están en medio físico o electrónico.

b) Archivo histórico

c) Reciclar (siempre y cuando no se ponga en riesgo el acceso a información confidencial)

d) Conservar, mientras sean vigente (aquellos registros que deban ser conservados mientras la información que contiene sea de utilidad y que tan pronto deja de ser vigente sea conveniente su destrucción o envío a otro organismo del Instituto, para evitar confusión al personal que acceda a éste o para que el organismo citado disponga de dichos registros).

e) Respaldar, para el caso de registros en medios electrónicos, en medio magnético, servidores ubicados dentro de la organización o bien distantes, lo cual debe ser declarado en el documento que les da origen o en la lista maestra de control de registros (REG-7532-04).

2.9 Solicitar modificación, eliminación o integración de registros: Para solicitar modificaciones a los formatos existentes, eliminación de estos o integración de formatos nuevos, al Administrador/a de la Documentación del SGC se debe generar una propuesta conforme se muestra en el Video del Usuario para Propuestas de cambio (véase VID-7532-01).

2.10 Codificación de Registros: Los registros pueden tener formato libre, pero cuando se establecen en formato, se debe incluir el código y versión del registro conforme al Instructivo para Elaboración de documentos ITC-CA-IT-01

2.11 Registros externos: Los registros generados por los proveedores, clientes o cualquier otro agente externo a nuestra organización, así como comunicaciones y minutas de reuniones de la Organización podrán incumplir con lo establecido en el presente documento en relación con código y formato.

2.12 Todos los formatos de los procedimientos al momento de requisitarse se convierten en registros que se deberá conservar como información documentada de calidad; los cuales deberán ser controlados por cada una de las personas usuarias y de acuerdo con la política anterior.

2.13 En el caso de los documentos electrónicos generados por el Sistema Integral de Información (SII) del Instituto Tecnológico de Campeche, el/la dueño (a) del proceso solicitará los cambios y/o actualizaciones correspondientes al administrador (a) del sistema mencionado.

2.14 Las personas usuarias de conservar la información documentada son responsables de mantener un respaldo impreso o electrónico, así como de su almacenamiento y protección, con el fin de que estos sean recuperados, en caso de alguna contingencia.

2.15 Ante situaciones de contingencia que impidan el realizar las actividades presenciales, se deberán seguir los protocolos de actuación internos emitidos por la misma institución y/o por cada dueño de proceso.

2.16 Los protocolos de actuación generados para el control del proceso de Calidad deberán ser comunicados de manera oportuna a todas las partes interesadas.

*Nota: Se debe acordar con el área de Archivo y con la Coordinación de Programas Educativos.