1.         Objetivo

 

Describir la metodología de autorización, ejercicio y comprobación de las partidas de viáticos, pasajes, combustible y peajes de servidores públicos del Tecnológico Nacional de México - Instituto Tecnológico de Oaxaca que en el ejercicio de sus funciones sea comisionado.

 

 

 2.         Alcance y Campo de Aplicación

 

2.1.      Aplica a todo el personal adscrito al Tecnológico Nacional de México - Instituto Tecnológico de Oaxaca.

3.         Referencias

 

3.1       Mapa del proceso de Administración (SGC-4400-80)

3.2       Requisito 7.1.1 del SGC (SGC-4400-18)

3.3       Ley Federal de Presupuesto y Responsabilidad Hacendaria

3.4       Ley de Fiscalización y Rendición de Cuentas

3.5       Ley de IVA

3.6       Ley General de Contabilidad Gubernamental y sus Lineamientos

3.7       Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental

3.8       Ley del ISR

3.9       Lineamientos para el ejercicio y control del gasto de la SEP

3.10     Código Fiscal de la Federación

3.11     Clasificador por objeto del gasto para la Administración Pública Federal.

3.12     Manual de Administración de Recursos Financieros en el Sistema de Institutos Tecnológicos.

3.13     Manual del Sistema de Ingresos Propios de los Planteles Educativos dependientes de la Subsecretaría de Educación e Investigación Tecnológica

3.14     Oficio de Asignación de Recursos

3.15     Circular DF-015-2018

3.16     Procedimiento para el Ejercicio del Recurso Federal anual Administrativo de Aplicación General en Materia de Recursos Financieros.

4.         Desarrollo

 

4.1.      Solicitud de viáticos y pasajes

 

4.1.1    Las personas que se desempeñen en cada una de las jefaturas departamentales del Tecnológico Nacional de México - Instituto Tecnológico de Oaxaca, serán responsables de gestionar con oportunidad la documentación que sea requerida para el cumplimiento de cada comisión, conforme a la normatividad establecida, de la titularidad del departamento, así como la del personal a su cargo.

 

4.1.2    Sólo se podrá autorizar el ejercicio de viáticos y pasajes para el desempeño de las comisiones que sean estrictamente necesarias para dar el cumplimiento a los objetivos institucionales.

 

 

 

4.2.      Autorización de comisiones oficiales y del ejercicio de las partidas de viáticos

 

4.2.1    En apego a lo dispuesto por los lineamientos, la autorización para realizar las erogaciones por concepto de viáticos se otorgará a través de la firma en el oficio de comisión correspondiente de los siguientes servidores públicos facultados:

 

4.2.1.1 Tratándose de comisiones en el extranjero:

 

Del Personal Docente, serán autorizadas por el Director General del TecNM, con fundamento en el artículo 8 Fracción X, del Decreto que crea el Tecnológico Nacional de México, publicado en el Diario Oficial de la Federación el 23 de julio de 2014.

 

4.2.1.2 Tratándose de comisiones en territorio nacional:

 

4.2.2    Las comisiones de los Subdirectores, Jefes de Departamento, personal docente y administrativo serán autorizadas por el Director del Tecnológico Nacional de México - Instituto Tecnológico de Oaxaca; en el caso del Director las comisiones serán autorizadas por el Director General del TecNM.

 

4.2.3    La duración máxima de una comisión en territorio nacional en el que se autorice el pago de viáticos, pasajes, combustible y peajes no podrá exceder de 24 días naturales y en el caso de que sean en el extranjero, de 20 días.

 

4.2.4    En apego a los lineamientos, en el caso de comisiones para eventos nacionales se autorizará la asistencia de máximo tres servidores públicos por evento.

 

4.2.5    En el caso de comisiones para eventos internacionales, se autorizará la asistencia máxima de dos servidores públicos.

 

4.3       De las Cuotas

 

4.3.1    Las cuotas diarias de viáticos en pesos, para el desempeño de comisiones en la República Mexicana, conforme al grupo jerárquico al que corresponda el personal comisionado, se ilustra en la siguiente tabla:

 

 

 

 

 

4.3.2    Las cuotas diarias de viáticos de acuerdo a la moneda que se indica, que se asigne a los servidores públicos en el desempeño de comisiones en el extranjero, para todos los grupos jerárquicos se otorgarán de acuerdo a la siguiente tabla:

 

 

 

4.3.3    Las cuotas diarias que se especifican en los dos numerales anteriores son cuotas máximas, personales y su ministración está sujeta a comprobación conforme a las disposiciones legales aplicables.

 

4.3.4    El monto de viáticos que se deba otorgar al servidor público que sea comisionado, estará en función de las cuotas establecidas, el número de días de pernocta, el nivel jerárquico y el destino de la comisión. El monto total a otorgar deberá quedar consignado en el oficio de comisión que suscriba el servidor público facultado.

 

4.3.5    Será responsabilidad del servidor público comisionado, destinar los recursos que le sean otorgados por concepto de viáticos con base en criterios de eficacia, economía, transparencia y honradez para satisfacer los objetivos de la comisión, así como rendir cuentas sobre la aplicación a través de la comprobación.

 

4.3.6    Cuando para el desempeño de la comisión ya sea en territorio nacional o en el extranjero, no se requiera la pernocta del servidor público la cuota será hasta del 50% de la asignada, según se trate de viáticos nacionales o en el extranjero, conforme a las cuotas autorizadas.

 

4.3.7    Los recursos remanentes o no comprobados deberán ser reintegrados al término de la comisión al área de Recursos Financieros del Tecnológico Nacional de México - Instituto Tecnológico de Oaxaca.

 

4.4       Justificación y Comprobación de la comisión.

 

4.4.1    La comprobación de viáticos, pasajes, combustible y peajes de comisiones oficiales se realizará a través del formato "Comprobación de Viáticos" (anexo), y se entregará en un plazo no mayor a 5 cinco) días hábiles posteriores al término de la comisión.

 

4.4.2    Será responsabilidad del comisionado y del Jefe (a) inmediato superior, presentar en el plazo establecido en el numeral anterior la comprobación total de los viáticos otorgados.

 

4.4.3    Con el fin de propiciar el apego a la legalidad. transparencia y la rendición de cuentas, así como prevenir que los servidores públicos comisionados, como los Directores, Subdirectores y Jefes de Departamento del Tecnológico Nacional de México - Instituto Tecnológico de Oaxaca incurran en alguna responsabilidad administrativa, la Dirección del Instituto deberá abstenerse de otorgar viáticos a aquél comisionado que adeude la comprobación o el reintegro de comisiones anteriores.

 

4.4.4    El Jefe de Departamento de Recursos Financieros informará durante los primeros diez días naturales del       mes siguiente al cierre del mes que se informe al Subdirector de Servicios Administrativos y al Director, de        los adeudos que existan con antigüedad mayor de un mes, por concepto de combustible, pasajes y viáticos.

 

4.4.4.1 En su calidad de responsables de autorizar y vigilar el ejercicio del presupuesto autorizado, el Director y el Subdirector de Servicios   Administrativos   del   Tecnológico Nacional de México - Instituto Tecnológico de Oaxaca deberán promover y vigilar que las comprobaciones de los viáticos otorgados sean presentadas en el plazo establecido, así como el reintegro de los recursos no aplicados sea efectuado.

 

4.4.5    Para efectos de lo dispuesto en el párrafo anterior el Subdirector de Servicios Administrativos deberá requerir por escrito al comisionado deudor, la devolución de las cantidades no comprobadas en un plazo no mayor a tres días hábiles o en su defecto la comprobación de dichas cantidades.

 

4.4.6    En caso de que, trascurrido el plazo previsto en el párrafo anterior, el comisionado deudor no lleve a cabo la devolución de las cantidades no comprobadas o no realice la comprobación de dichas cantidades ante el área de recursos financieros y los adeudos tengan una antigüedad mayor a tres

 

meses, el Director del Tecnológico Nacional de México - Instituto Tecnológico de Oaxaca deberá informar con detalle al área     competente del Órgano Interno de Control.

 

4.4.7    En su calidad de responsable de autorizar y vigilar el ejercicio del presupuesto autorizado en la Institución a    su cargo, el Director del Tecnológico Nacional de México - Instituto Tecnológico de Oaxaca será responsable de promover y vigilar que las comprobaciones de los viáticos otorgados sean presentadas en el plazo establecido, así como de que el reintegro de los recursos no aplicados sea efectuado.

 

4.4.8    Sin perjuicio de la obligación de comprobación y de las posibles sanciones que en caso de no efectuarse en tiempo y forma dicha comprobación, determine el Órgano Interno de  Control,  el  Jefe  de Departamento de Recursos  Financieros  informará  al Jefe  de  Departamento  de Recursos  Humanos, sobre los montos por concepto de viáticos  no comprobados  y los deudores, a fin de que estos montos se les generé un recibo de viáticos no comprobados y así pague los impuestos que se lleguen a generar por estos viáticos no comprobados o no reintegrados, lo anterior conforme a lo dispuesto en la Ley de Impuesto Sobre la Renta.

 

4.4.9    En forma previa a la expedición y entrega de la constancia por cambio de adscripción o de baja al personal que se separe del Tecnológico Nacional de México - Instituto Tecnológico de Oaxaca, el Subdirector de Servicios Administrativos deberá verificar la no existencia de adeudos e integrar en los expedientes del personal que este en estos supuestos planteados al inicio del párrafo, la constancia de no adeudo en materia de comprobación de viáticos.

 

4.4.10  Con el fin de evitar ser corresponsables en ocasionar daño al Erario Federal, el Director y el Subdirector de Servicios Administrativos se deberán abstener de emitir y entregar al personal su constancia a que hace mención el numeral anterior, cuando existan adeudos por concepto de comprobación de viáticos.

 

4.4.11  Los trabajos que se realicen dentro del mismo lugar de adscripción o zona conurbada dentro de una franja de 50 kilómetros que circunde el área de adscripción del servidor público, no serán considerados para el otorgamiento de viáticos o combustibles.

 

4.4.12  Los gastos efectuados para el desempeño de las comisiones se justificarán con el oficio de comisión que emita el Director o en su caso el oficio de autorización que emita el Director General del TecNM a través de la plataforma habilitada para tal fin.

 

4.4.13  En el caso de comisiones en el territorio nacional, los viáticos se comprobarán con los comprobantes fiscales digitales (CFDI) que expidan las empresas prestadoras de servicios de hospedaje, alimentación y otros necesarios para el cumplimiento del objeto de la comisión.

 

4.4.14  Los CFDI deberán contener los requisitos establecidos en el Art. 29-A del Código Fiscal de la Federación, que son los siguientes:

 

4.4.14.1           El lugar y fecha de expedición (en caso de que el procedimiento previsto por el establecimiento que otorgue el servicio implique la impresión del CFDI en fecha posterior al término de la comisión, el comisionado deberá hacer la anotación en el campo de observaciones del formato de comprobación);

 

4.4.14.2           Que se encuentren emitidos a favor del TecNM, con la clave del Registro Federal de Contribuyentes del Tecnológico Nacional de México (anexo);

 

4.4.14.3           La cantidad, unidad de medida y clase de los bienes y mercancías o descripción del servicio;

 

4.4.14.4           El valor unitario consignado en número, y

 

4.4.14.5           El importe total consignado en número o letra.

 

4.4.14.6           Adicionalmente, en caso de que la factura indique "número de ticket" o leyenda similar, éste deberá adjuntarse a la factura que se desee comprobar.

 

4.4.14.7           El CFDI deberá ser entregado impreso a partir del PDF, así como digital a través de enviar el archivo XML al correo que determine el Director del Tecnológico Nacional de México - Instituto Tecnológico de Oaxaca.

 

4.4.14.8           Tratándose de comisiones que se desarrollen en zonas rurales o localidades que no cuenten con establecimientos que brinden servicios de hospedaje y alimentación, y no sea posible cumplir con los requisitos que el otorgamiento de viáticos y pasajes, las erogaciones deberán cumplirse con la partida 37901 "Gastos operativos y trabajo de campo en área rurales".

 

4.4.14.9           Para efectos del numeral anterior, el comisionado deberá verificar que las erogaciones sean las estrictamente necesarias y que los importes no excedan los precios promedio para el tipo de servicios contratados en la zona con infraestructura más cercana al punto de comisión y entregar como parte integrante de la comprobación una relación detallada de los gastos efectuados, autorizada por el titular del Tecnológico Nacional de México - Instituto Tecnológico de Oaxaca.

 

4.4.14.10         En el caso de comisiones en el extranjero, los viáticos se comprobarán únicamente con el comprobante que ampare los gastos de hospedaje, pasaje de avión y un informe de los demás gastos efectuados en dicha comisión.

 

4.4.14.11         El informe de gastos a que se refiere el numeral anterior deberá incluir la fecha, concepto y monto de cada pago realizado y podrá utilizarse el tipo de cambio reflejado en los comprobantes de la adquisición de divisas. En ausencia de los mismos, se utilizará el tipo de cambio que refleje el estado de cuenta del medio electrónico utilizado para realizar las compras o en su ausencia el tipo de cambio para solventar obligaciones denominadas en dólares de los Estados Unidos de América, pagaderas en la República Mexicana (FIX).

 

4.4.14.12         En apego a lo dispuesto a los lineamientos, el servidor público comisionado deberá rendir un informe de la comisión realizada al titular de la unidad administrativa que otorgó los viáticos para la comisión, dentro de los 10 (diez) días hábiles siguientes a la finalización de dicha comisión. En caso de que el titular de la unidad administrativa sea el servidor público comisionado, el informe se rendirá al servidor jerárquico inmediato superior.

 

4.4.16. El Informe de comisión deberá contener al menos lo siguiente:

 

4.4.16.1           El nombre, cargo y adscripción del servidor público que realizó la comisión;

 

4.4.16.2           Lugar y período de la comisión;

 

4.4.16.3           Objeto de la comisión, un resumen de las actividades realizadas, conclusiones y resultados obtenidos.

 

4.4.16.4           La firma autógrafa del servidor público que fue comisionado.

 

4.4.17  Será responsabilidad de los Directores, Subdirectores de Servicios Administrativos y Jefes de Departamento de Recursos Financieros, resguardar los informes de comisión por 5 años o más allá de éstos, en los casos de procedimientos legales que se encuentren en proceso.

 

4.4.18  Cuando el comisionado no presenta factura de hospedaje, el monto máximo que podrá comprobarse será el equivalente al 50% de la cuota diaria.

 

4.4.19  Las facturas por consumo de alimentos expedidas en las terminales, aéreas o en          localidades cuando el comisionado se encuentre ya en trayecto al lugar en que debe desempeñarse la comisión podrán formar parte de la comprobación.

 

4.4.20  Se considerará transportación local, y el comisionado la podrá cubrir con cargo a los viáticos que se otorguen a los servicios de traslado del domicilio del comisionado a la terminal aérea o terrestre y viceversa. Así como de la terminal aérea o terrestre al hotel o lugar en donde se desarrolle la comisión.

 

4.4.21  Cuando varios comisionados deban comprobar a través de una misma factura, debido a que el establecimiento que prestó los servicios no le haya sido posible emitir facturas individuales para cada comisionado; la comprobación se efectuará integrando el original en un expediente y en los demás casos fotocopia. En todos los casos se requerirá adjuntar un cuadro firmado por el comisionado que comprueba que indique los montos parciales que comprueba cada comisionado y que integran el total de la factura en cuestión, así como el expediente en el que se encuentra la factura original.

 

4.4.22  En caso de que una comisión autorizada para la cual ya se hayan otorgado viáticos al comisionado sea cancelada, será necesario que el comisionado, reintegre a la cuenta bancaria del Tecnológico Nacional de México - Instituto Tecnológico de Oaxaca los viáticos de esta comisión a más tardar a los 3 días hábiles siguientes en que se conozca de la cancelación.

 

4.4.23  Las cancelaciones deberán ser informadas dentro del plazo descrito en el numeral anterior, al Jefe de Departamento de Recursos Financieros anexando la documentación soporte del reintegro.

 

4.4.24  En el caso de existir un importe no comprobado conforme a las disposiciones normativas el servidor público comisionado deberá reintegrarlo a la cuenta bancaria del Tecnológico Nacional de México - Instituto Tecnológico de Oaxaca a más tardar 5 días hábiles posteriores al término de la comisión, y anexar a la comprobación el recibo de dicho reintegro.

 

4.4.25  Las comisiones autorizadas por viáticos anticipados o devengados, deberán ser capturadas en la plataforma autorizada por la Dirección de Finanzas, antes de la salida del comisionado con 7 días de anticipación, lo anterior sin contravenir lo establecido en estos lineamientos.

 

4.4.26  La documentación justificativa y comprobatoria relativa a viáticos y pasajes quedará bajo resguardo del Tecnológico Nacional de México - Instituto Tecnológico de Oaxaca y a disposición de las autoridades fiscalizadoras que así lo requieran.

 

4.5       Acceso a la información de viáticos

 

4.5.1    Será responsabilidad del comisionado en conjunto con el Jefe de Departamento de Recursos Financieros, el Subdirector de Servicios Administrativos y el Director del Tecnológico Nacional de México - Instituto Tecnológico de Oaxaca de autorizar la comisión, verificar que la justificación que se consigne en el oficio de comisión, así como los resultados y conclusiones que se reporten en el informe de comisión sean adecuados, ya que esta será la fuente para atender solicitudes de acceso a la información.