Secuencia de etapas

Actividad

Responsable

4.1 Requisitos para la planificación

4.1.1 Es responsabilidad del Representante por la Dirección la planificación de las auditorías internas de calidad documentando en el Programa Anual de Trabajo del Sistema de Gestión de la Calidad  (ITCV-ES-RG-9330-02), mantenimiento y mejora del SGC para el desarrollo de éstas.

4.1.2 En todo programa de certificación, mantenimiento y mejora del SGC (se debe establecer un mínimo de dos auditorías internas durante año, siendo cuando menos una de éstas completa, en la que se revisan todos y cada uno de los requisitos de la norma ISO-9001). En función de los resultados de las auditorias se debe programar auditorias de seguimiento poniendo especial atención a los procesos/actividades que incurren en incumplimientos y/o bien a requisitos de la norma en los que se detectan áreas de oportunidad o no conformidades recurrentes.

Representante de la Dirección

4.2 Asignación de responsabilidades de acuerdo con perfil.

4.2.1 Es responsabilidad del Representante de la Dirección la coordinación del desarrollo de las auditorías internas, dando seguimiento al programa de certificación, mantenimiento y mejora del SGC determinando:

a) Auditor líder que debe ser personal interno de Instituto Tecnológico de Cd. Victoria o trabajar en su nombre, que además ha demostrado su capacidad cumpliendo las siguientes características:

Ø  Tener cuando menos el título de Licenciatura o estudios equivalentes concluidos.

Ø  Haber participado satisfactoriamente en curso de formación de auditores internos ISO 9001 con base en la norma ISO19011 vigente.

Ø  Haber participado en cuando menos dos auditorias como parte del grupo de auditores internos.

NOTA: En caso de que se encuentre validado como auditor por organismo acreditado para otorgar dicho certificado, no requiere de más evidencia que la validación.

 b) Miembros del grupo auditor:

Ø  Tener cuando menos el título de Licenciatura o estudios equivalentes concluidos.

Ø  Haber participado satisfactoriamente en curso de formación de auditores internos ISO 9001 con base en la norma ISO 19011 vigente.

4.2.2 Es responsabilidad del Auditor Líder:

  a) Planear en formato Plan de auditoría y desarrollar la auditoría: 

 b) Coordinar auditores, poniendo especial atención en evitar que el personal designado audite áreas a su cargo, 

 c) Dirigir la reunión de inicio, 

 d) Coordinar el desarrollo de la auditoría, el levantamiento de no conformidades de auditoria

 e) Verificar el estado en que se encuentra la atención a las no conformidades que se hubiera determinado debían ser atendidas mediante acción correctiva y que se encuentran en proceso de atención, 

 f) Dirigir la reunión de cierre en la cual debe dejar claramente definido el estado general en el que se encuentra el Sistema de Gestión de la Calidad, así como No conformidades detectadas,

 g) Preparar y distribuir el reporte del resultado de auditoria al Representante por la Dirección y a los responsables de las áreas auditadas.

4.2.3 Es responsabilidad de los miembros del grupo auditor:

 a) Documentar las observaciones y no conformidades detectadas,

 b) informar los resultados de la fracción de la auditoria que está desarrollando,

 c) verificar la eficacia de las acciones correctivas tomadas a no conformidades que se disponen con anticipación en las áreas auditadas,

d) recopilar los documentos que presentan la evidencia objetiva de las observaciones y no conformidades detectadas,

e) atender las instrucciones del auditor líder.

4.2.4 El Representante de la Dirección es el responsable de nombrar al equipo auditor debiendo requisitar el Registro para calificación de auditores (ITCV-ES-RG-9220-02). Y con los resultados obtenidos, criterios antes mencionados y habilidades personales, se designa al Líder del equipo.

 Representante de la Dirección

4.3 Preparar plan de auditoria

4.3.1 Una vez formado el equipo auditor y designado el Auditor Líder, preparan plan de auditoria (ITCV-ES-RG-9220-03) considerando: Los objetivos, el alcance, los criterios y la duración estimada de la auditoría previendo las reuniones con la Dirección y/o las reuniones del equipo auditor, incluyendo la preparación, revisión y elaboración de informe final.

NOTA: Los auditores en formación o entrenamiento pueden incluirse en el equipo y auditar bajo una dirección o supervisión.

Auditor Líder

4.4 Revisión de la documentación y prepara auditoria en el sitio de trabajo

4.4.1 Antes de iniciar las actividades en el sitio de trabajo se debe revisar la documentación para determinar la conformidad del sistema, sobre todo cuando la auditoría sea de ampliación al alcance del SGC.

4.4.2 Si la documentación es inadecuada, el Líder del equipo debe informar al auditado y decidir si se continua o suspende la auditoría hasta que los problemas de documentación se resuelvan.

4.4.3 Si la documentación es adecuada, preparan los documentos de trabajo para llevar a cabo la auditoría en el sitio de trabajo.

Equipo auditor

4.5 Auditoria en el sitio de trabajo

4.5.1 Realiza la reunión de apertura con la Dirección, el Comité de innovación y calidad o con aquellos responsables de las funciones o procesos a auditar. El propósito dela reunión de apertura es: confirmar el plan de auditoría, proporcionar un breve resumen de cómo se llevarán a cabo las actividades de la auditoría, confirmar los canales de comunicación y proporcionar al auditado la oportunidad de realizar preguntas sobre el desarrollo dela auditoria. Se debe el aplicar el formato Reunión de Apertura/Cierre ITCV-ES-RG-9220-05

4.5.2 Informa al auditado para decidir si se confirma o modifica el plan de auditoría, o cambios en los objetivos de la auditoría o su alcance, o bien su terminación. Cuando las evidencias disponibles de la auditoría indiquen que los objetivos no son alcanzables.

4.5.3 Asigna actividades para establecer contactos y horarios para entrevistas, visitas a las áreas específicas de la institución, proporcionar aclaraciones o ayudar a recopilar información a los guías u observadores siempre y cuando hayan sido designados por el auditado.

4.5.4 De acuerdo con el plan de auditoría revisa la conformidad del Sistema de Gestión de la Calidad conforme a los criterios de auditoria y requisitos de la norma.

4.5.5 Se reúne cuando sea necesario para revisar los hallazgos de la auditoría en etapas adecuadas durante la misma utilizando el Registro Notas de Auditoria (ITCV-ES-RG-9220-04)

Auditor Líder

4.6 Informe de Resultados

4.6.1 El informe que debe ser preparado y distribuido por el Auditor líder, entregado al Representante de la Dirección del SGC, debe reflejar fidelidad tanto la forma como el contenido de la auditoría. Debe estar fechado y firmado por el mismo Auditor. Debe contener los siguientes puntos, en tanto apliquen:

 a) Alcance, 

 b) Objetivo de la auditoría (que para toda auditoría completa debe establecerse como:  “Determinar si el sistema de gestión de la calidad es conforme con los requisitos de la norma ISO-9001:2015, con los requisitos de la propia organización, si se ha implementado y si se mantiene de manera eficaz”),

 c) Identificación de los miembros del equipo auditor,

 d) Descripción general de las No conformidades detectadas,

 e) Conclusiones, que deben redactarse de tal manera que brinde certeza sobre el cumplimiento al objetivo establecido para la auditoría interna.

 Auditor líder

4.7 Registros de Calidad

4.7.1 El Informe de resultado de auditoria interna se presenta en el Formato ITCV-ES-RG-9220-06 que debe ser resguardado por el Representante de la Dirección conforme se establece en el Procedimiento de Control de Registros ITCV-ES-PO-7532-02

NOTA: Es responsabilidad del Representante por la Dirección que en donde se detecten áreas No conformidades, asegurarse que se toman acciones sin demora para eliminar las no conformidades detectadas y sus causas.

Representante de la Dirección